「会議の時間がいつも押してしまう…」
「長い間話し合って、結局何も決まらなかった…」
こうした「無駄な会議」に関する悩みは、多くのビジネスパーソンに共通するものです。
特にテレワークの浸透によりWeb会議が増え、目的が曖昧なまま貴重な業務時間が奪われているケースも少なくありません。
このような非効率な会議が日常化すると、チーム全体の生産性を大きく下げてしまいます。
この記事では、「会議 効率化」を実現するために、まず「ミーティングが非効率になる根本的な原因」を網羅的に分析します。
次に、読者の皆様が明日から実践できるよう、会議効率化のコツを「①準備段階」「②会議中」「③会議後」の3つのフェーズに分けて具体的に解説します。
最後に、会議の質を劇的に高める「便利なデジタルツール」まで、徹底的にご紹介します。
ミーティングの効率が悪くなっている「5つの」原因
会議の効率化を図るには、まず「なぜ非効率になるのか」という根本的な原因を特定することが重要です。多くの企業で見られる共通の原因を5つに分類しました。
原因①：会議の結論が決まっていない
最も根本的な原因は、「会議のゴール」が定義されていないことです。「単なる情報共有」なのか「複数の選択肢から意思決定を行う」のか、「新しいアイデアを出す（ブレインストーミング）」のか。
このゴールが曖昧なまま会議を始めると、議論は発散する一方になります。参加者それぞれが違うゴールを想像しながら発言するため、噛み合わない議論が延々と続き、結局「何も決まらない」まま時間切れとなってしまいます。
原因②：アジェンダ（議題）が事前に共有されていない
会議の目的や議題が曖昧なまま会議が始まると、参加者はその場で議題を理解し、考え、発言するというプロセスを踏むことになります。これは非常に効率が悪く、議論の質も低くなりがちです。
また、アジェンダがなければ、議論が本筋から逸れても誰も気づきにくくなります。「そういえば、あの件はどうなった？」といった関係のない話題が始まり、貴重な時間を浪費する原因となります。
原因③：参加者の役割が決まっていない
会議には明確な役割分担が必要です。特に重要なのが以下の3つの役割です。
- ファシリテーター（進行役）: 時間を管理し、議論を導き、結論が出るよう促す。
- 書記（議事録係）: 決定事項や議論の経緯を記録する。
- 意思決定者: その場で「決める」権限を持つ人。
これらの役割が不明確だと、「誰も進行しない」「誰もメモを取らない」「議論は出たが、結局決める人がいない」という事態に陥り、会議が停滞します。
原因④：参加者が多すぎる・厳選されていない
「とりあえず参加しておこう」という当事者意識の薄いメンバーが多い会議は、非効率になる典型的なパターンです。参加者が増えれば増えるほど、一人ひとりの当事者意識は薄れ、「誰かが発言するだろう」と受け身の姿勢になりがちです。
また、人数が多いほど、全員のスケジュール調整が難しくなるだけでなく、合意形成にも時間がかかります。会議の効率化は、参加者をいかに厳選するかが重要です。
原因⑤：資料がまとまっていない
会議の非効率化は、会議中だけでなくその前後にも潜んでいます。会議のたびに資料を探したり、印刷したりする時間にコストがかかっていませんか？
会議が始まってから資料を配布し、その「読み合わせ」だけで大半の時間が終わってしまうのは最悪のケースです。また、関連するファイルが社内のあちこちに点在し、議論に必要なデータを参照するのに時間がかかることも大きな非効率を生んでいます。
効率の良いミーティングのための見直し項目【準備編】
非効率な会議の原因を特定したところで、ここからは具体的な解決策を「準備」「会議中」「会議後」の3つのフェーズに分けて解説します。
まずは、会議の成果の8割を決定づけるとも言われる「準備編」の5つのコツです。
1. 議題や目的は事前に決定する（アジェンダの作成）
質の高い会議は、質の高いアジェンダから始まります。アジェンダには以下の項目を必ず明記し、遅くとも前日までに参加者全員に共有しましょう。
- 会議の目的:（情報共有、意思決定、ブレストなど）
- 会議のゴール:（「〇〇を決定する」「〇〇の懸念点をすべて洗い出す」など）
- 各議題:（具体的な議論のテーマ）
- 各議題の時間配分:（例：議題1 10分、議題2 15分…）
- 担当者:（各議題の説明者やファシリテーター）
2. 会議の必要性をゼロベースで判断する
会議を効率化する最も根本的な方法は、「会議そのものを減らす」ことです。その会議は本当に開催する必要があるでしょうか？
「情報共有」が目的なら、チャットツールや社内ポータルでの告知で済むかもしれません。「個別の相談」なら、短時間の立ち話や1対1の短いミーティングで十分な場合もあります。
「定例会議だから」という理由だけでなんとなく開催するのをやめ、会議の必要性をゼロベースで判断する癖をつけましょう。
3. 参加メンバーを厳選し、役割を明確にする
アジェンダで定義した「目的」と「ゴール」に基づき、その会議に「奔騰に必要なメンバー」だけを厳選します。
- 意思決定者: その場で「決める」人
- 情報提供者: 議論の前提となる情報を持つ人
- 承認者: 決定事項を実行に移すために承認が必要な人
これ以外の「情報共有だけ受けたい」というメンバーは、議事録の共有で十分なケースがほとんどです。同時に、アジェンダで「ファシリテーター」や「書記」の役割も明確に割り当てておきましょう。
4. 参加者は事前準備を怠らない
会議の効率化は、主催者だけでなく参加者の協力も不可欠です。参加者には、以下の2点を義務として徹底してもらいましょう。
- アジェンダと資料に事前に目を通すこと
- 自分の意見や質問、確認したい点を事前にまとめておくこと
参加者全員がこの準備をするだけで、会議は「資料の読み合わせ」から「議論と意思決定」の場へと大きく変わります。
5. 資料は参加者全員に行き届くようにする
会議資料は、アジェンダと同時にデータ（PDFや共有リンクなど）で配布します。「会議が始まってから紙で配布する」という慣習はペーパーレス化の観点からも非効率です。
「会議で資料を読む」のではなく、「会議の前に資料に目を通しておく」というルールを徹底することで、会議開始と同時に本題に入ることができます。資料は一元管理された場所に保管し、誰でもアクセスできるようにしておくことも重要です。
効率の良いミーティングのための見直し項目【会議中編】
入念な準備ができたら、次は会議中の効率化です。会議をスムーズに進め、必ず「結論」を出すための4つのコツを見ていきましょう。
1. 進行役（ファシリテーター）の役割を徹底する
会議中の効率化は、ファシリテーターの力量にかかっています。ファシリテーターは、単なる司会者ではありません。以下の重要な役割を担います。
- タイムキープ: アジェンダ通りの時間配分を厳守する。
- 発言促進: 参加者全員に満遍なく意見を求める。特定の人だけが話し続けるのを防ぐ。
- 議論の収束: 出た意見を整理し、論点を明確にし、結論（合意形成）へと導く。
2. 会議の冒頭でゴールと時間を再確認する
会議が始まったら、ファシリテーターは必ず冒頭で「本日のアジェンダ」「この会議で決めること（ゴール）」「終了時刻」の3点を全参加者に向けて宣言します。
これにより、参加者全員の目線が合い、「何のために集まっているのか」という共通認識を持って議論をスタートできます。特に終了時刻を宣言することは、ダラダラとした延長を防ぐために非常に有効です。
3. 話が脱線したら、すぐに本筋に戻す
議論が白熱すると、アジェンダから話が逸れてしまうことはよくあります。ファシリテーターは、この脱線をいち早く察知し、軌道修正する義務があります。
「非常に重要なご意見ですが、本日のアジェンダから少し逸れますので、その件は別途時間を設けて議論しませんか？」
このように、発言者の意見を尊重しつつ、議論を本筋に戻すテクニックが求められます。
4. 必ず結論と次のアクションを決める
会議の効率化において最も重要なのが、「会議で決まったことを実行に移す」ことです。会議の最後には、必ず以下の3点を確認し、参加者全員で合意形成を行います。
- 決定事項（結論）: 今日、何が決まったのか。
- Next Action（次の行動）: 誰が、何をするのか。
- 期限: それを、いつまでに行うのか。
「良い議論ができた」で終わらせず、具体的な行動につなげることで、初めてその会議は「効率的だった」と言えます。
効率の良いミーティングのための見直し項目【会議後編】
会議が終わった後も、効率化のポイントは続きます。会議の成果を確実なものにし、次回の会議をさらに効率化するための3つのコツを紹介します。
1. 議事録を作成し、24時間以内に共有する
議事録は、会議の「決定事項」「議論の経緯」「Next Action」を記録する重要な文書です。記憶が新しいうちに作成・共有することが鉄則です。
理想は「会議終了後、24時間以内」の共有です。これにより、参加者の認識のズレを防ぎ、Next Actionへの取り掛かりを早めることができます。議事録の共有が遅れるほど、会議の熱量は失われ、実行力も低下します。
2. 決定事項の実行とフォローアップ
議事録を共有して終わりではありません。会議の本当の成果は、決められたNext Actionが実行されて初めて生まれます。
ファシリテーターやプロジェクトの管理者は、議事録に記載された「誰が」「いつまでに」というタスクが実行されているかを管理し、必要に応じてフォローアップを行います。これが会議の成果を最大化する鍵となります。
3. 定期開催の会議を見直す（やめる）
「なんとなく開催」されている定例会議は、非効率の温床です。「準備編」でも触れましたが、会議後の今こそ、その会議の必要性を見直す絶好のタイミングです。
- 議題がないなら中止する: アジェンダが思い浮かばない定例会議は、迷わず中止する勇気を持ちましょう。
- 開催頻度の見直し: 毎週開催している会議を、隔週や月次に見直すことはできないか検討します。
- 時間の短縮: 60分かかっていた会議を、アジェンダを工夫して30分に短縮できないか試みます。
このように会議の「やめる」「見直す」を定期的に行うことが、組織全体の生産性を高める上で非常に重要です。
ミーティングを効率化する便利なデジタルツール
ここまで、会議を効率化するための12のコツを解説しました。しかし、アジェンダの準備、資料の管理、議事録の作成といった作業をすべて人の手（人的リソース）だけで完璧にこなそうとすると、多大な時間がかかってしまいます。
これらの「仕組み」や「意識」の改善に加えて、物理的な手間を削減する「デジタルツール」を活用することで、会議の効率化は飛躍的に進みます。
人的リソース（コツ）の限界とツールの必要性
アジェンダの作成、資料の事前共有、会議中の板書、会議後の議事録作成と共有…。これらすべてを人力で行うことには限界があります。特に、議事録作成は時間がかかる作業の代表格であり、本来の業務を圧迫する原因にもなっています。
会議の効率化を本気で目指すなら、こうした「手間」を自動化・効率化するデジタルツールの導入が不可欠です。ここでは、会議の「準備」「会議中」「会議後」の各フェーズで役立つ代表的なツールを紹介します。
ミライタッチBiz
ミライタッチBizは、いわゆる「デジタルホワイトボード（インタラクティブホワイトボード）」です。
会議室のモニターやホワイトボードがこれ1台に集約されます。
【会議中の効率化】
パソコンやタブレットの画面をワイヤレスで即座に投影でき、紙の資料を印刷・配布する手間がゼロになります。投影した資料の上には、参加者が直接文字や図形を書き込めるため、議論が活性化します。
【会議後の効率化】
会議中に板書した内容は、QRコードを発行するだけですぐにデータ化し、参加者のスマートフォンやPCに共有できます。これにより、議事録作成の「板書を書き写す」という手間を大幅に削減できます。ペーパーレス化と議事録作成の効率化を同時に実現するツールです。
Fujitsu 会議録作成支援サービス TalkVisible
TalkVisibleは、会議後の「議事録作成」に特化したAIツールです。
【会議後の効率化】
会議で録音した音声データをアップロードするだけで、AIが発言者を識別しながら自動で文字起こしを行います 。専用のエディタで簡単に修正・編集ができます。 リアルタイムでの文字起こしはできませんが 、会議後にじっくりと正確な議事録を作成したい場合に非常に強力なツールです。
TIMO Meeting（ティモミーティング）
TIMO Meetingは、会議の「準備」から「会議後」までの全プロセスを一元管理できるプラットフォームです。
【会議前の準備】
アジェンダの作成・共有や、事前コメントの収集をスムーズに行えます。
【会議中・会議後】
会議中のリアルタイム文字起こしに対応し、そのまま議事録として自動生成されます。議事録から「ポイント」「結論」「Todo」など7種類の要約を自動生成する機能も備えています。さらに、会議で決まったTodo（Next Action）の管理機能も備えており、実行・フォローアップまでを一気通貫でサポートします。
まとめ
非効率な会議をなくすためには、「結論が決まっていない」「アジェンダがない」といった原因を特定し、対策を打つことが不可欠です。
本記事では、その具体的な方法として、会議を「準備段階」「会議中」「会議後」の3つのフェーズに分け、それぞれで見直すべき項目を網羅的に解説しました。
「アジェンダの事前共有」「ファシリテーション」「議事録の即時共有と実行」といったポイントを意識するだけでも、会議の質は大きく向上します。
しかし、これらの「仕組み」や「意識」の改善だけでは、限界があるのも事実です。
資料の準備や議事録の作成といった物理的な手間を根本的に削減するには、デジタルツールの活用が非常に効果的です。
当社が提供するデジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」は、資料の投影、画面共有、書き込みを1台で完結させ、会議の準備と実行の手間を大幅に削減します。ご興味をお持ちの方は、ぜひ以下のリンクより詳細をご確認ください。
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