会社で使われるホワイトボードは、会社の会議で情報を整理し、参加者の理解を深めるために欠かせないツールです。
特に業務のスピードや精度が求められる現代のビジネス環境では、ホワイトボードの活用法ひとつで会議の効率に大きな差が出ることもあります。
本記事では、会社でのホワイトボードの基本的な活用法から、よくある課題、そして最近注目されているデジタルホワイトボードをご紹介します。
「会議をもっとスムーズに進めたい」「情報共有をもっとラクにしたい」と考えている方におすすめの内容です。
ホワイトボードは会社の会議にどんな利点をもたらす？
ホワイトボードは、会議の効率化に大きく貢献します。
議論の可視化や情報の共有がしやすくなり、参加者全員が目的を見失うことなくスムーズに議論を進められるようになります。
情報の可視化で共有とアイデア創出がスムーズに
ホワイトボードに議題や参加者の発言を整理して書き出すことで、全員が議論の流れを視覚的に把握できます。これにより、共通認識を持って会議を進めることができ、発言の行き違いや誤解も防げます。
また、視覚化された情報は新たなアイデアのきっかけにもなり、創造的な議論を生み出す土台にもなります。
会議が長引くことに不満を感じている方は、一度ホワイトボードを会議に取り入れてみると良いでしょう。
参加者全員が情報を共有できる
ホワイトボードは、会議室内の参加者が共通の情報を一目で確認できる手段としても機能します。
議題や発言だけではなく、図やグラフなどの重要なポイントも視覚的に提示できるため、会議の内容が分かりやすく参加者に伝わり、理解度が向上します。
議題や目的が逸れにくく会議の進行がスムーズになる
ホワイトボードは、会議の目的や議題を視覚的に提示できるため、議論が逸れることなく、結果として効率的な会議進行が可能となります。
議題や目的とズレた内容を論じることがなくなり、ムダな時間を削減する一助となります。
会議が長引くことに不満を感じている方は、一度ホワイトボードを会議に取り入れてみると良いでしょう。
ホワイトボードの効果的な活用法
ホワイトボードを効果的に活用するためには、いくつかのポイントがあります。
ホワイトボードには、重要事項のみ整理して、文字を書き込み過ぎないようにしたり、マーカーで色分けしたりするだけで、ホワイトボードを最大限見やすくすることが可能です。
以下では、効果的なホワイトボードの活用法を紹介します。
- ホワイトボードには要点だけをシンプルに記載する
- マーカーを活用して色分けを行う
ホワイトボードには要点だけをシンプルに記載する
ホワイトボードに情報を詰め込みすぎると、かえって内容が把握しづらくなり、参加者の混乱を招く原因になります。文字が多すぎて読みづらくなったり、何が重要なのか分かりにくくなったりすることも。
議題や目的に沿った重要な情報だけを、キーワードやシンプルな表現で整理して記載することが大切です。
会議全体の記録は議事録に任せ、ホワイトボードは要点の可視化に特化するなど、役割を分けて使い分けると効果的です。
マーカーを活用して色分けを行う
異なるテーマやポイントを色分けして書き込むことで、情報の重要度や関連性を視覚的に表現することができます。参加者は、素早く必要な情報を見つけやすくなります。
ただし、色の使い過ぎは見にくさを助長するため、3色程度におさめると良いでしょう。
このホワイトボードの活用法を意識するだけで、ホワイトボードが文字だらけになったり、重要なことが分からなくなることが少なくなるので、ぜひ試してみてください。
【種類別】ホワイトボードの選び方
【種類編】ホワイトボードの選び方として、以下の4つをご紹介します。
- 壁掛けタイプ
- 移動式（脚付き）
- 卓上タイプ
- 自立式パネル
それぞれどのような特徴があるのか、見ていきましょう。
壁掛けタイプ
壁掛けタイプのホワイトボードは、会社のオフィスや会議室、教室の壁に固定して使うタイプです。床にスペースを取らないため、限られた空間でも設置しやすく、常に書き込み可能な状態を保てます。
スケジュールの共有や日報、チームのToDo管理など、日常業務の情報可視化に適しており、頻繁に使いたい場合におすすめです。一度設置すれば移動の手間がなく、業務の効率を高めてくれるでしょう。
移動式（脚付き）
移動式ホワイトボードはキャスターが付いており、必要な場所に簡単に移動できるのが特徴です。会議室や執務スペース、イベント会場など、状況に応じて柔軟に活用できます。
裏面が掲示板や月間カレンダーになっているモデルもあり、多くの目的で使える点も魅力です。会議でのアイデア出し、チームメンバーへのプレゼンテーション、ワークショップなど、動きのある現場に向いているといえるでしょう。
卓上タイプ
卓上タイプは、机の上に置ける小型サイズのホワイトボードで、限られたスペースでも気軽に使用できる点が魅力です。個人のメモ書きや、テレワーク中のタスク整理、リモート会議中のアイデア出しなどに向いています。
また、対面での商談や少人数の打ち合わせの場でも、図を描いて説明したいときに活躍してくれるでしょう。軽量で取り扱いやすく、ちょっとした伝達・共有にぴったりなアイテムです。
自立式パネル
自立式パネルタイプは、床に置いて使うスタンド型のホワイトボードで、壁に穴を開けられない場所や展示会、イベントブースなど仮設空間での利用に向いています。パーテーション型の製品もあり、空間を仕切りながら情報掲示ができる点が特徴です。
自由にレイアウトを変更できるため、オフィスのレイアウト変更時や臨時の説明スペースなど、さまざまな場面で重宝されるでしょう。
ホワイトボードの課題
ホワイトボードの効果的な活用法や種類がある一方で、ホワイトボードにはいくつかの課題も存在します。これらの課題を解決する方法はあるのでしょうか？ここでは、以下のホワイトボードの課題について説明していきます。
- オンライン会議でホワイトボードが見にくい
- 備品のペンのインクを随時交換する必要がある
- 会議のスピードが速いと記入が間に合わない
- データとして保存、再利用ができない
- 長く使っていくとイレイサーで文字が消えない
オンライン会議でホワイトボードが見にくい
オンライン会議では、ホワイトボードを共有することが難しいケースがあります。例えば、オンライン会議で複数の人が異なる場所から参加する場合、会議室などのホワイトボードはカメラの画角次第では文字が小さすぎて読めない、画質が粗くて読めないなど不具合が生じます。
少人数の会議であれば、ホワイトボードが見えにくいことも伝えやすいですが、自分以外が上席だったり、大人数の会議だったり、お取引様がいらっしゃったりした場合、ホワイトボードが見えにくいことをなかなかファシリテーターに伝えられない可能性も考えられます。
ホワイトボードが見えないことで、参加者が本当の意味で会議に参加できない可能性もあるため、オンライン会議でホワイトボードを適切に使用することは難しいでしょう。
備品のペンのインクを随時交換する必要がある
ホワイトボードのペンのインクには限りがあります。何度も会議が立て続くと、ペンのインクがなくなり、必要なときにホワイトボードに書き込みができない事態が生じます。
ペンのインクは有限のため、頻繁にインクを交換する必要があり、備品の交換にも費用と発注の手間が生じます。
会議のスピードが速いと記入が間に合わない
迅速な意思決定が求められる会議では、ホワイトボードに情報を記入する時間が足りないことがあります。重要な情報を即座に整理する必要があるため、迅速な対応をする必要があります。
重要事項を必死に書いているときに、新たな重要事項が発表され、聞き逃してしまうケースも考えられるため、スピードの速い会議とホワイトボードの相性は良くありません。
データとして保存、再利用ができない
通常のホワイトボードは、ボードに直接文字を書くため、それをデータとして保存するためには写真を撮って保存する必要があります。
時には写真を撮るのを忘れて消してしまったり、撮った写真の保存先がわからなくなってしまうこともあります。そうなると会議の重要な情報を見返せず会議の質自体も落ちてしまいます。
長く使っていくとイレーサーで文字が消えない
また、ホワイトボードは通常備え付けのイレーサーで消すことで何度も利用可能ですが、数年程度経つとイレーサーで綺麗に文字が消えず見にくいという問題も起こりえます。
数人の会議ではいいですが会議室などを使った多数が参加するような会議ではこのことが原因となって文字が読めなくなる可能性も考えられます。
会議こそホワイトボードを電子化！デジタルホワイトボードがおすすめ
ホワイトボードには、下記の課題が存在しました。
- オンライン会議でホワイトボードが見にくい
- 備品のペンのインクを随時交換する必要がある
- 会議のスピードが速いと記入が間に合わない
- 長く使っていくとイレイサーで文字が消えない
- データとして保存、再利用ができない
これらの課題を解消するためには、ホワイトボードを電子化させたデジタルホワイトボードの導入がオフィス会議では有効です。
デジタルホワイトボードの導入によって、オンライン会議ではボードの内容を参加者全員に見やすく共有ができます。また、備品のペンも用意する必要がありません。文字を書くのが苦手な方も、タイピングで文字を打って画面に反映できるため、従来のホワイトボードの課題が解決されます。
デジタルホワイトボードなら機能の幅がもっと広がる
デジタルホワイトボードは、ただ書くだけでなく、保存・共有・遠隔操作など多くの用途に対応しているのが強みです。書いた内容はワンタッチでPDF化でき、クラウド上での共有もスムーズに行えます。
遠隔地とのオンライン会議でもリアルタイムで同じ画面に書き込めるため、意思疎通がスムーズになります。また、画像や資料の挿入、画面録画なども可能で、プレゼンや研修にも活躍してくれるでしょう。デジタルホワイトボードには、通常のホワイトボードでは体感できない機能が搭載されていることが多いので、業務効率化や社員のモチベーション向上を図りたい企業にこそおすすめです。
ホワイトボードよりも使いやすい？
会社で使えるおすすめのデジタルホワイトボードをご紹介！
デジタルホワイトボードは、オフィス環境に最適なツールを選ぶことが求められます。なかでも特におすすめの製品を紹介します。
MIRAITOUCH Biz（ミライタッチビズ）
MIRAI TOUCH Biz（ミライタッチビズ）は、ホワイトボード・PC・周辺機器が1台にまとめられている革新的な製品です。
このデジタルホワイトボードは、直感的な操作性と豊富な機能が組み合わさっており、会議やプレゼンテーションをスムーズに行うことができます。
現場と会議室が離れて遠隔での会議が必要になる、工場の製造ラインの品質検査や、災害対応などでも活躍ができ用途は非常に多種多様です。
MIRAI TOUCH Biz（ミライタッチビズ）の詳細は「ミライタッチビズとは | ミライタッチビズ」からご確認ください。
RICOH Interactive Whiteboard
RICOH Interactive Whiteboardは、ビジネス向けに設計されたデジタルホワイトボードです。
この製品は、リアルタイムでの共同作業や参加者が持つ情報の共有など、多彩な機能を提供しています。
RICOH Interactive Whiteboardの詳細は、「ビジネス向けモデル / インタラクティブ ホワイトボード（電子黒板） | リコー」からご確認ください。
DAHUA デジタルホワイトボード(電子黒板)｜ 65～86型
DAHUAデジタルホワイトボードは、大画面のディスプレイを活用した電子黒板です。
この製品は、データのリアルタイムな書き込みによって、情報共有ができることだけでなく、異なるソースデバイスで画面を最大9分割できるなど豊富な機能が用意されています。
DAHUA デジタルホワイトボード(電子黒板)の詳細は、「DAHUA デジタルホワイトボード(電子黒板)｜ 65～86型」からご確認ください。
まとめ：ホワイトボードを電子化して会議をより効率化しよう
ホワイトボードは、会社の会議において情報共有や意思決定を支える重要なツールです。
ホワイトボードの上手な活用法を知ることで、議論が整理され、会議の進行がスムーズになり、参加者の理解や納得感も高まります。
ただし、従来のホワイトボードには「見にくい」「書きづらい」「記録が残らない」といった課題もあります。そうした悩みを解消する手段として、電子ホワイトボードの導入が注目されています。
ホワイトボードのように「板書」できるため、活用法を活かしながらすぐに参考の内容や画像を差し込んだりできるデジタルにすることで幅が広がります。
アナログとデジタル、それぞれの特性を活かしながら、会社に合ったホワイトボードの活用法を見つけることが、会議の質と業務効率の向上につながる第一歩です。
当社では、デジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」を提供しています。プレゼンで使えるのはもちろん、商談や自社ミーティングでも大いに活躍してくれるでしょう。
ご興味をお持ちの方は、以下のリンクより資料をご請求いただけます。ぜひご活用ください。
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