デジタルホワイトボードで会議をDX化する方法とは？

会議の生産性が低く、時間をムダにしていると感じたことはありませんか？

遠隔参加者とのコミュニケーションが難しかったり、情報共有がスムーズにできなかったりすることが原因かもしれません。多くのビジネスパーソンが同様の問題を抱えており、会議をDX化することが求められています。

デジタルホワイトボードは会議のDX化に最適なツールの一つです。

この記事では、デジタルホワイトボードを使った会議のDX化について詳しく学び、効率的な会議の実現に役立つ知識を得られます。

会議のDX化とは？

DXとは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略称であり、デジタル技術を活用して業務プロセスを変革することを指します。

従来の紙やホワイトボードに書き込む方法から、デジタルで情報を共有する方式へ転換し、会議を効率化させることを「会議のDX化」と言われます。

業務効率化や企業の生産性向上が求められる現代社会において、会議のDX化は今後ますます重要性が高まっていくことでしょう。

会議にデジタルホワイトボードが最適な理由

デジタルホワイトボードは、従来のホワイトボードのように書くことに加え、モニターのように資料を映し出したり、WindowsやChromeなどのOSを内蔵していたりと、様々な機能が使える進化したホワイトボードです。

デジタルホワイトボードを導入することで、会議のDX化が図れるでしょう。その理由として以下の点が挙げられます。

情報共有の円滑化

デジタルホワイトボードに情報を投影すると参加者全員が共有できるため、情報共有にかかる時間やミスを軽減できます。

また、情報を保存できるので後から参照と共有でき、精度と再利用性が高まるのです。

さらに、複数人で同時に編集できるため、アイデアを共有しながら情報を整理でき、円滑な意見交換を促進できるでしょう。

リアルタイムな議論が可能

デジタルホワイトボードを使うと、複数の参加者が同時にホワイトボード上の情報を操作できるため、リアルタイムでの議論が可能になります。

例えば、参加者がアイデアやコメントを書き込んだり、グラフや図を描いたりできるため、他の方がすぐに反応して、共同でアイデアを練り上げられます。

また、遠隔参加者も同じようにホワイトボード上の情報を操作できるため、場所や時間に関係なく、誰でも同じレベルの議論ができるのです。

効率的なメモ作成が可能

デジタルホワイトボードでは、手書きやタイプしたテキストをデジタルデータとして保存が可能です。

そのため、会議での議論の内容をメモとして記録する必要がある場合には、手書きやキーボード入力によるメモを保存できます。また、複数のメモをまとめて一つのファイルにまとめられるため、後で参照する場合にも便利です。

さらに、デジタルホワイトボードには手書きのメモをテキストに変換する機能があるため、手書きの文字が苦手な人でも効率的にメモをとれます。

デジタルホワイトボードを使って生産性の高い会議を実現する方法4つ

デジタルホワイトボードを使って生産性の高い会議を実現するためには、以下の方法が4つあります。

デジタルツールを活用する

デジタルホワイトボードには、ペンやマーカーなどのアイテムがあり、テキスト、絵、写真などを簡単に書き込むことが可能です。

また、テンプレートやツールが豊富に備わっているため、意見整理やアイデア出し、アクションプランの作成をよりスムーズに進められます。

ハイブリッド会議を実現する

リモートワークや在宅勤務の増加により、オンラインとオフラインのハイブリッド会議が一般的です。

デジタルホワイトボードを使えば、オフィスからとリモートから参加する人が同じ情報を共有でき、共同作業も可能になるため、会議の生産性を高められます。

プレゼンテーションに活用する

デジタルホワイトボードには、プレゼンテーション機能が搭載されているものがあります。

会議の冒頭で資料やスライドを表示すると、参加者が議論の流れを把握しやすくなるでしょう。

また、プレゼンテーション中にアイデアを書き込むと、参加者の興味を引きつけ、会議の生産性を高められます。

複数のデバイスでのアクセス

デジタルホワイトボードはスマートフォンやタブレットなど、複数のデバイスからアクセスできるため、リモートからも容易に参加できます。

また、自宅やオフィスなどさまざまな場所からアクセスできるため、時間や場所に制限されないフレキシブルな会議が可能です。

まとめ

デジタルホワイトボードを使った会議のDX化には、リモートワークを含めた会議参加者とリアルタイムで情報共有や議論の参加が容易になります。また、効率的なメモ作成やデータの蓄積と活用も可能です。

これらの機能を生かし、デジタルツールやハイブリットワークを導入すると、生産性が高くなるでしょう。またデジタルホワイトボードはプレゼンテーションなど、さまざまな活用方法があります。

デジタルホワイトボードを使って、より効率的かつ生産性の高い会議を実現しましょう。

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