本来、ミーティングとは、参加者全員による有益なコミュニケーションと企業の意思決定の場であるべきです。
しかし、テレワークが浸透しWEB会議が頻繁に行われるようになった現在、いい加減に開催されているだけで、何の利益も生み出さないミーティングの機会が増えていることも事実です。
無駄なミーティングに時間を割くことは、生産性の低下につながります。
時は金なりです。今すぐに無駄なミーティングの見直しを図り、デジタルホワイトボードなどのツールを導入することで、有益な時間へ切り替えましょう。
この記事では、ミーティングが非効率になっている原因、効率の良いミーティングを行うための必要事項、ミーティングを効率よくするツールをご紹介します。
ミーティングの効率が悪くなっている原因
ミーティングの効率が悪くなっている原因は確実に存在します。原因を知って対処することで、ミーティングの効率化に一歩近づくでしょう。ここでは3つの原因を紹介します。
- 会議の時間が長い
- 結論を出そうとしていない
- 参加者の役割が決まっていない
ご自身の勤めている企業のミーティングにて、これらの原因が当てはまっていないかチェックしてください。
会議の時間が長い
長時間の会議は、参加者の集中力を低下させるため、生産性を損ないます。
堂々巡りの議題で話が前に進んでいなかったり、考えがまとまらないからとダラダラと話を続けていたりしていないでしょうか？
会議の時間を短縮するためには、発言する際は結論ファーストを意識すること、議題に沿わない発言は控えるようにするなど、注意しましょう。
議題に沿って適切な意見交換ができれば、ミーティングも有意義な時間へ生まれ変わります。
結論を出そうとしていない
効率の悪いミーティングでは、結論を出そうとしないことが多々あります。
自分1人で結論を出すことは、最終的に責任を持つことにもつながるため、難しい仕事でもありますが、ミーティングはチームで行われるべきものです。
この結論で良いのか、違う結論が良いのか、参加者それぞれが意識的に「このミーティングの結論は何か」について、考えられるよう心がけましょう。
どんな形であっても結論は出すように意識し、明確な結論を求めるミーティングを行うべきです。
参加者の役割が決まっていない
参加者の役割は事前に決定しましょう。
最低でも会議の進行を担当するファシリテーター、議事録を担当する書記が必要です。
ファシリテーターが2名存在するミーティングは、方向性がバラバラになってしまう危険性があります。
議事録担当は1人、もしくは聞き漏らしを防ぐため、2名体制で良いでしょう。
参加者のほとんどが必死にメモをした結果、ミーティングの内容が頭に入らずに発言の質が悪ければ、生産性が落ちていると同様です。
ミーティングでは、議事録や進行はそれぞれの担当者に任せて、他の参加者は頭を捻って結論に至る考えを出すことが大事です。
効率の良いミーティングを行うための必要事項5選
効率の良いミーティングを行うために必要なことを5つ紹介します。
- 議題や目的は事前に決定する
- 進行役を決める
- 議事録をとる
- 参加者は事前準備を怠らない
- 資料は参加者全員に行き届くようにする
最低でも上記は必ず行うようにしてください。
議題や目的は事前に決定する
ミーティングを行う前に、議題と目的を明確にし、参加者に共有しましょう。
何について話し合うのか、何を決めたいのかが事前に明確になっているだけで、参加者がミーティングまでにどのような情報や考えを用意すれば良いのかがクリアになります。
ミーティングで飛び交う議論の質が向上するため、議題や目的は必ず明確にしましょう。
進行役を決める
会議の進行役であるファシリテーターは、事前に決めておきましょう。
議題が逸れてしまった場合の修正、意見のコンセンサスをとるなど、会議の進行を効果的にコントロールする重要なポジションで、ミーティングの花形ともいえます。
ファシリテーターが違えばミーティングの雰囲気も変わります。
ミーティングの質を左右するため、ファシリテーターは必ず用意しましょう。
議事録をとる
会議の流れや発言、決定事項など、誰が何を言ったのか、どのような流れで何が決定されたのかが分かるように、正確に記録をしましょう。
よくある問題として、結論しか記録しておらず、何故この結論に至ったのかは記録できていなかったため、根拠が示せず後々苦労するケースがあります。
参加者は事前準備を怠らない
参加者は、ミーティングの議題や目的をしっかり把握し、情報の収集を行って考えをまとめておくようにしましょう。
正しい情報があれば、議題や目的に対して考えられる可能性の範囲が拡がります。情報収集をせずにミーティングに臨むことは、自分が培ってきた経験値だけでミーティングに参加するのと同様です。
エビデンスを持って質の高い議論を交わすためにも、事前準備は怠らないようにしてください。
資料は参加者全員に行き届くようにする
ミーティングで使用する資料は事前に参加者全員に配布しましょう。
ミーティング中に枚数が足りなかったり、ページの抜け漏れがあったりする場合、追加作業や修正対応に追われて、ミーティング時間が無駄になります。
参加者の人数が増えた場合も想定できていると安心です。
紙資料の場合、当日急に人数が増加してしまったケースを想定し、余分に資料を用意しておかなければならない企業もあるでしょう。
このような場合、PDFなどデータによる資料に切り替えても良いかもしれません。
会議が効率化した実例を紹介
世界的にも有名なトヨタ自動車は、効率的な会議文化を持つ企業として知られています。その例を紹介します。
- ミーティングは30分
- 恒常化したミーティングは廃止
- 議事録は清書しない
- アイスブレイクは基本なし
トヨタ自動車では、ミーティングを30分の短時間で終わらせることで、実際に手や足を動かして施策を実施ができる時間を捻出して、仕事の生産性を向上させました。
短い時間で効率良くミーティングを進めるため、前回のミーティングのおさらいを行うことはあっても、アイスブレイクはあまり行われずに本題にすぐに取りかかります。
また、決められた人が毎週のように同じことを報告するだけの、何も生み出されない定例ミーティングは、トヨタ自動車で行われていません。
さらに、メモをした議事録をきれいにまとめ直すことをしていません。ミーティングの内容が整理されないため、後々苦労したり、理解ができなかったりするのでは？と思うかもしれません。
そもそもとして、トヨタ自動車でミーティングが行われる際は「問題点について」「問題の要因について」「問題解決のための対策の検討」「次回までに行うべきこと」これらの4つを中心に議論を進めます。
つまり、議事録をきれいにまとめ直さずとも、参加者全員がミーティングの流れや内容を理解できるというフェーズまで洗練されているのです。
このように、トヨタ自動車でのミーティングでは、非効率的なことを徹底的に削ぎ落して効率化を図っているからこそ、生産性が向上し、自動車の世界市場シェア1位も取っているのでしょう。
会議が効率化するチェックリスト一覧
効率の良い会議を行うためには、下記全てをチェックできていることがベストです。
- 議題と目的が明確になっている
- 進行役が指定されている
- 議事録をとる体制は整っている
- 参加者は事前準備を行っている
- 会議資料は全員に配布されている
- 会議の時間が短時間
- 開催する必要がある会議なのか
1つでもチェックがつかない項目があれば、効率の良いミーティングではないため、見直しの必要があります。
ミーティングを効率化する便利なデジタルツール
ミーティングを効率化する便利なデジタルツールをご紹介します。
デジタルホワイトボードのほかにも、議事録作成サービス、会議の質向上を支援するツールなどが市場に出回っています。今回は下記の3つをご紹介します。
- ミライタッチBiz
- Fujitsu 会議録作成支援サービス TalkVisible
- TIMO Meeting（ティモミーティング）
ミライタッチBiz
ミライタッチBizは、企業用のデジタルホワイトボードです。
ミライタッチBizとパソコンやスマートフォンは、互いに無線で画面共有が可能です。
紙での資料の場合、何ページの上から何行目の内容をご覧ください、などと説明する手間や探す手間がかかりました。
ミライタッチBizなら、複数人のパソコンやスマートフォン、タブレット端末にリアルタイムで資料を投影できるうえ、ミライタッチBizの画面への書き込みも可能です。
例えば、資料を説明する人がミライタッチBizで投影した画面にて、説明したい箇所をペンで囲むなどして書き込んだ場合、ミーティングの参加者の手元のパソコンやスマートフォンに投影された画面にも、書き込みが反映されます。
資料を分かりやすく説明することができるため、スムーズなミーティングの進行が可能です。
ミライタッチBiz（ミライタッチビズ）の詳細は「デジタルホワイトボードならミライタッチビズ」からご確認ください。
Fujitsu 会議録作成支援サービス TalkVisible
Fujitsuの会議録作成支援サービス「TalkVisible」は、議事録作成をサポートするツールです。
リアルタイムの音声認識技術を活用して、会議の議事録を自動的に生成します。参加者の発言をテキスト化し、議事録の作成時間を大幅に削減し、ミスを防ぎます。
さらに、議事録の修正や補完も容易に行えます。
TalkVisibleに議事録を任せることで、参加者はミーティングの内容に集中できるため、より質の高いミーティングができるでしょう。
Fujitsu 会議録作成支援サービス TalkVisibleの詳細は「Fujitsu 会議録作成支援サービス TalkVisible/Fujitsu 会議録作成支援ソフトウェア TalkVisible : 富士通」からご確認ください。
TIMO Meeting（ティモミーティング）
TIMO Meeting（ティモミーティング）は、ミーティングの生産性を上げるための支援ツールです。
AIによる会議資料の草案作成や、ミーティング中の議事録の文字起こしなどを行います。
効率の良いミーティングが行う基盤作りをしたい企業に選ばれている商品です。
TIMO Meeting（ティモミーティング）の詳細は「TIMO | 会議をデジタル化するミーティングマネジメントツール」からご確認ください。
まとめ
効率的なミーティングを実現するには、無駄な作業を削ぎ落す必要がありました。
下記に記載した効率が良くなるミーティングの仕方を参考にして、ミーティングの効率化を図りましょう。
- 議題と目的が明確になっている
- 進行役が指定されている
- 議事録をとる体制は整っている
- 参加者は事前準備を行っている
- 会議資料は全員に配布されている
- 会議の時間が短時間
- 開催する必要がある会議なのか
ミーティングのやり方を今一度見直して、必要に応じてデジタルツールを取り入れることで、あなたの職場の生産性もきっと上がるはずです。
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