ホワイトボードを会議で効果的に活用する方法とは？｜オンライン会議ではホワイトボードの電子化が重要

ホワイトボードは、会議中に参加者の情報共有や意思疎通を助ける重要なアイテムとして欠かせないツールです。ホワイトボードの利点や効果的な活用方法、課題、オンライン会議で使用するときに便利なデジタルホワイトボードについて説明します。

ホワイトボードを用いて、会議をスムーズに進めたい方や、デジタルホワイトボードについて知りたい方におすすめの記事です。

ホワイトボードは会議にどんな利点をもたらす？

ホワイトボードは、会議に多くの利点をもたらします。

例えば、議論や重要な発言をまとめる手助けになる、参加者全員が情報共有ができること、さらに議題や会議の目的が逸れにくくなり、会議の進行がスムーズになります。

ここでは、ホワイトボードが会議にもたらす以下の利点について詳しく説明します。

• 議題や重要な発言をまとめられる
• 参加者全員が情報を共有できる
• 議題や目的が逸れにくく会議の進行がスムーズになる

議論や重要な発言をまとめられる

会議の議題や参加者の意見を重要な要素だけ抜き出して整理することで、視覚的に表示できるため、参加者全員が議論の軌道を見失うことなく会議を進行できます。

また、ホワイトボード上で参加者の発言を共有することで、コミュニケーションが促進され、新たなアイディアの芽生えにも期待できます。

参加者全員が情報を共有できる

ホワイトボードは、会議室内の参加者が共通の情報を一目で確認できる手段としても機能します。

議題や発言だけではなく、図やグラフなどの重要なポイントも視覚的に提示できるため、会議の内容が分かりやすく参加者に伝わり、理解度が向上します。

議題や目的が逸れにくく会議の進行がスムーズになる

ホワイトボードは、会議の目的や議題を視覚的に提示できるため、議論が逸れることなく、結果として効率的な会議進行が可能となります。

議題や目的とズレた内容を論じることがなくなり、ムダな時間を削減する一助となります。

会議が長引くことに不満を感じている方は、一度ホワイトボードを会議に取り入れてみると良いでしょう。

ホワイトボードを効果的に活用する方法

ホワイトボードを効果的に活用するためには、いくつかのポイントがあります。

ホワイトボードには、重要事項のみ整理して、文字を書き込み過ぎないようにしたり、マーカーで色分けしたりするだけで、ホワイトボードを最大限見やすくすることが可能です。

ここでは、効果的にホワイトボードを活用する以下の方法を紹介します。

• ホワイトボードに文字を書き込み過ぎない
• 重要事項のみ整理して記入する
• マーカーを活用して色分けを行う

ホワイトボードに文字を書き込み過ぎない

文字を過剰に書き込むと、情報の整理が難しくなります。文字が多すぎると、何が重要なのか分からない、そもそも書き込み過ぎて文字が潰れてしまって読めないという事態に陥ります。

できるだけシンプルな言葉やキーワードを使用して、要点を明確に示すことが重要です。

整理された情報のみホワイトボードに記載されていると、参加者の会議の理解度も上がり、ホワイトボードの効果的な活用につながります。

重要事項のみ整理して記入する

ホワイトボードには、議題や目的に関連する重要な情報のみを整理して記入しましょう。

参加者全員の発言、会議で提示された情報をすべてホワイトボードに書くなど、ホワイトボード上の情報が過多になってしまうと、逆に混乱を招く原因となります。

会議の流れや着地点までを記載する議事録と、重要な要素だけ抜き出して提示するホワイトボードのように、役割を分けるようにしましょう。

マーカーを活用して色分けを行う

異なるテーマやポイントを色分けして書き込むことで、情報の重要度や関連性を視覚的に表現することができます。参加者は、素早く必要な情報を見つけやすくなります。

ただし、色の使い過ぎは見にくさを助長するため、3色程度におさめると良いでしょう。

ホワイトボードの課題

一方で、ホワイトボードにはいくつかの課題も存在します。これらの課題を解決する方法はあるのでしょうか？ここでは、以下のホワイトボードの課題について説明していきます。

• オンライン会議でホワイトボードが見にくい
• 備品のペンのインクを随時交換する必要がある
• 会議のスピードが速いと記入が間に合わない
• ホワイトボードに文字を書くのが苦手・難しい
• データとして保存、再利用ができない　
• 長く使っていくとイレイサーで文字が消えない

オンライン会議でホワイトボードが見にくい

オンライン会議では、ホワイトボードを共有することが難しいケースがあります。例えば、オンライン会議で複数の人が異なる場所から参加する場合、会議室などのホワイトボードはカメラの画角次第では文字が小さすぎて読めない、画質が粗くて読めないなど不具合が生じます。

少人数の会議であれば、ホワイトボードが見えにくいことも伝えやすいですが、自分以外が上席だったり、大人数の会議だったり、お取引様がいらっしゃったりした場合、ホワイトボードが見えにくいことをなかなかファシリテーターに伝えられない可能性も考えられます。

ホワイトボードが見えないことで、参加者が本当の意味で会議に参加できない可能性もあるため、オンライン会議でホワイトボードを適切に使用することは難しいでしょう。

備品のペンのインクを随時交換する必要がある

ホワイトボードのペンのインクには限りがあります。何度も会議が立て続くと、ペンのインクがなくなり、必要なときにホワイトボードに書き込みができない事態が生じます。

ペンのインクは有限のため、頻繁にインクを交換する必要があり、備品の交換にも費用と発注の手間が生じます。

会議のスピードが速いと記入が間に合わない

迅速な意思決定が求められる会議では、ホワイトボードに情報を記入する時間が足りないことがあります。重要な情報を即座に整理する必要があるため、迅速な対応をする必要があります。

重要事項を必死に書いているときに、新たな重要事項が発表され、聞き逃してしまうケースも考えられるため、スピードの速い会議とホワイトボードの相性は良くありません。

ホワイトボードに文字を書くのが苦手・難しい

美しい字を書く能力がない人や、字が下手な人にとっては、ホワイトボードに文字を書くことがハードルとなる場合があります。

参加者が会議の重要事項を確認するためのホワイトボードのため、肝心の書いている文字が汚くて読めない場合、ホワイトボードが機能していないことになります。

データとして保存、再利用ができない

通常のホワイトボードは、ボードに直接文字を書くため、それをデータとして保存するためには写真を撮って保存する必要があります。

時には写真を撮るのを忘れて消してしまったり、撮った写真の保存先がわからなくなってしまうこともあります。そうなると会議の重要な情報を見返せず会議の質自体も落ちてしまいます。

長く使っていくとイレーサーで文字が消えない

また、ホワイトボードは通常備え付けのイレーサーで消すことで何度も利用可能ですが、数年程度経つとイレーサーで綺麗に文字が消えず見にくいという問題も起こりえます。

数人の会議ではいいですが会議室などを使った多数が参加するような会議ではこのことが原因となって文字が読めなくなる可能性も考えられます。

会議こそホワイトボードを電子化！デジタルホワイトボードがおすすめ

ホワイトボードには、下記の課題が存在しました。

• オンライン会議でホワイトボードが見にくい
• 備品のペンのインクを随時交換する必要がある
• 会議のスピードが速いと記入が間に合わない
• ホワイトボードに文字を書くのが苦手・難しい
• データとして保存、再利用ができない

これらの課題を解消するためには、ホワイトボードを電子化させたデジタルホワイトボードの導入がオフィス会議では有効です。

デジタルホワイトボードの導入によって、オンライン会議ではボードの内容を参加者全員に見やすく共有ができます。また、備品のペンも用意する必要がありません。文字を書くのが苦手な方も、タイピングで文字を打って画面に反映できるため、従来のホワイトボードの課題が解決されます。

ホワイトボードよりも使いやすい？オフィスで使えるおすすめのデジタルホワイトボードをご紹介！

デジタルホワイトボードは、オフィス環境に最適なツールを選ぶことが求められます。なかでも特におすすめの製品を紹介します。

MIRAITOUCH Biz（ミライタッチビズ）

MIRAI TOUCH Biz（ミライタッチビズ）は、ホワイトボード・PC・周辺機器が1台にまとめられている革新的な製品です。

このデジタルホワイトボードは、直感的な操作性と豊富な機能が組み合わさっており、会議やプレゼンテーションをスムーズに行うことができます。

現場と会議室が離れて遠隔での会議が必要になる、工場の製造ラインの品質検査や、災害対応などでも活躍ができ用途は非常に多種多様です。

MIRAI TOUCH Biz（ミライタッチビズ）の詳細は「ミライタッチビズとは | ミライタッチビズ」からご確認ください。

RICOH Interactive Whiteboard

RICOH Interactive Whiteboardは、ビジネス向けに設計されたデジタルホワイトボードです。

この製品は、リアルタイムでの共同作業や参加者が持つ情報の共有など、多彩な機能を提供しています。

RICOH Interactive Whiteboardの詳細は、「ビジネス向けモデル / インタラクティブ ホワイトボード（電子黒板） | リコー」からご確認ください。

DAHUA デジタルホワイトボード(電子黒板)｜ 65～86型

DAHUAデジタルホワイトボードは、大画面のディスプレイを活用した電子黒板です。

この製品は、データのリアルタイムな書き込みによって、情報共有ができることだけでなく、異なるソースデバイスで画面を最大9分割できるなど豊富な機能が用意されています。

DAHUA デジタルホワイトボード(電子黒板)の詳細は、「DAHUA デジタルホワイトボード(電子黒板)｜ 65～86型」からご確認ください。

まとめ：ホワイトボードを電子化して会議をより効率化しよう

ホワイトボードは、会議の参加者同士の情報共有や意思疎通を助ける重要なツールです。効果的に使用できれば、議論や重要な発言をまとめる手助けや、参加者全員が情報を共有してコミュニケーションが活発化するうえ、議題や目的に逸れず会議がスムーズに進行します。

しかし、従来のホワイトボードには、オンライン会議での文字の見にくさや、ペンのインク交換の必要性、スピードの速い会議での記入の難しさ、文字の書き込みが苦手な人の存在など、課題がありました。

これらの課題を解決するためには、デジタルホワイトボードの導入が有効です。オンライン会議ではボードの内容が共有しやすくなり、リアルタイムでの情報共有が可能となります。

デジタルホワイトボードの導入は、効率的な会議進行を支援します。オフィス環境やニーズに合った製品を選び、会議の質を少しでも向上させ、効率的に業務を進めていきましょう。