オフィスのデジタル化やDXに関心はあるものの、実際にどのように取り組んでいけばいいのか悩んでいる企業は少なくありません。オフィスのデジタル化を成功させるためには、目的や目標を明確にし、適切なツールやシステムを選定することが重要です。
そこで本記事では、オフィスのデジタル化の進め方や成功のポイントを解説します。オフィスのDXの具体的な事例も交えながら、オフィスのデジタル化を効率よく進めるためのヒントをお伝えします。
オフィスのDX、デジタル化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
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オフィスのDX（デジタル化）とは？
オフィスのDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用してオフィス業務を効率化・最適化し、生産性の向上や新たな価値創出を目指す取り組みです。
従来のオフィス業務では、紙書類の管理や手作業での情報共有など、非効率な部分が多く存在していました。
一方、DX化されたオフィスでは、ペーパーレス化やクラウドサービスの活用により、情報の一元管理やリアルタイムでの共有が実現します。導入することで場所や時間に縛られない柔軟な働き方や、従業員の創造性を最大限に引き出すオフィス環境の構築が実現するでしょう。
DXについては、「DX化とは何？メリットや成功事例をご紹介」の記事でより詳しい内容を解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
オフィスのDX（デジタル化）の3つの導入メリット
オフィスのDX（デジタル化）の3つの導入メリットとして、以下の3つを紹介します。
- 業務効率化につながる
- コスト削減を実現できる
- 情報の一元管理が実現する
メリットを理解して、オフィスのDXに対する理解度を深めましょう。
1. 業務効率化につながる
従来のオフィス業務では、紙書類の管理や手作業での情報入力など、非効率な作業が多く存在していました。今まで手間がかかっていた部分もDX化によって、自動化・省力化できます。
例えば、RPA（Robotic Process Automation：事務作業を自動化するソフトウェア）の導入により定型作業を自動化したり、ワークフローシステムを活用して業務プロセスを最適化したりすることで、業務効率の大幅な向上が可能です。
業務効率化によって生まれた時間を活用し、従業員はより優先度の高い業務に集中できるようになるでしょう。
2. コスト削減を実現できる
オフィスのDX化は、様々な面でのコスト削減効果が期待できます。
たとえば、ペーパーレス化により紙や印刷のコストを削減できるほか、クラウドサービスの活用によって通信コストの最適化が可能です。また、業務の自動化や効率化により人件費の削減にもつながります。
コスト削減によって生まれた資金は、新たな事業展開や人材育成などに活用できます。企業の競争力強化や売上アップにも寄与するため、さらなる発展が期待できるでしょう。
3. 情報の一元管理が実現する
DX化の一環として、情報共有プラットフォームを導入することで、社内の情報を一元的に管理できるようになります。
従来は部署ごとにバラバラに管理されていた情報を、クラウド上で一元管理することで、情報へのアクセスがスムーズになり、業務のスピードアップや意思決定の高速化につながるでしょう。
「DX化のメリットを探る｜経済産業省の視点から」の記事では、より詳しくDX化のメリットをまとめているので、ぜひチェックしてみてください。
【5ステップ】オフィスDX（デジタル化）を進める流れ
オフィスDX（デジタル化）を進める流れは、以下の通りです。
- 導入する目的を考える
- 導入する目的と目標を設定する
- デジタルツール・システムを選ぶ
- 導入する
- 評価・改善を繰り返していく
具体的にどのように進めていくのか、詳しく見ていきましょう。
1. 導入する目的を考える
オフィスDXを導入する際、初めにその目的を明確にすることが重要です。業務効率化やコスト削減、情報の一元管理など、自社が抱える課題やニーズを整理し、DX導入の目的を具体的に定義しましょう。
目的を明確にすることで、その達成に向けて適切なツールやシステムを選択できるようになります。また、従業員全員で目的を共有することで、DX推進に向けた意識統一やモチベーション向上にもつながるので最初に方向性を確認しましょう。
2. 導入する目的と目標を設定する
DX導入の目的が明確になったら、次はその目的達成のための具体的な目標を設定します。
数値化できる指標を用いて目標を定めることで、DXの進捗状況を測定しやすくなります。
例えば、「業務効率化のために、月間の残業時間を20%削減する」といった具合です。目標設定と併せて、その達成のための具体的なアクションプランを策定して、確実に成功を掴めるように体制を整えましょう。
3. デジタルツール・システムを選ぶ
目的と目標が定まったら、それらを実現するためのデジタルツールやシステムを選択します。考えなしに導入せず、自社の課題やニーズに合ったものを選ぶことが大切です。
複数のツールやシステムを比較検討し、機能性や使いやすさ、コストなどを総合的に判断して最適なものを選びます。無料トライアルやデモなどを活用し、実際に使用感を確かめてから導入を決めると後悔のないツール導入が実現するでしょう。
4. 導入する
ツールやシステムが決まったら、いよいよ導入の段階です。導入時には、データの移行やセキュリティ設定など、多くの準備が必要になります。
データの移行やセキュリティ設定はもちろん、従業員への研修やサポート体制の整備も重要です。ツールやシステムの使い方に不安を感じる従業員もいるので、丁寧なサポートを行ってトラブルがないように体制を整えましょう。
5. 評価・改善を繰り返していく
DXツールやシステムの導入が完了しても、それで終わりではありません。導入後の効果を定期的に評価し、必要に応じて改善を行っていく必要があります。
PDCAサイクルを回すことで、より成果の出やすいDX推進が可能になります。また、従業員からのフィードバックを収集し、ツールやシステムの使用感を把握することも大切です。
継続的な改善によって、常に社内にとって最適な状態を維持していきましょう。
オフィスDX（デジタル化）の導入を成功させる3つのポイント
オフィスDX（デジタル化）の導入を成功させる3つのポイントとして、以下を解説します。
- 自社の課題や目的と向き合う
- 事前の社内周知を徹底する
- あらかじめ導入事例を見てから決める
それぞれのポイントについて、触れていきましょう。
1. 自社の課題や目的と向き合う
オフィスDXを導入する前に、まずは自社が抱える課題や目的を明確にすることが重要です。業務の非効率な部分や、情報共有の問題点など、具体的な課題を洗い出します。
課題や目的を明確にするためには、従業員へのヒアリングやアンケートなどを実施し、現場の声を収集することが効果的です。現場の意見を取り入れることで、より実態に即したDX推進が実現しやすくなります。
2. 事前の社内周知を徹底する
DX導入を成功させるためには、従業員の理解と協力が不可欠です。導入の目的やメリットを、従業員にしっかりと周知しましょう。
DXによって業務がどのように変化するのか、従業員の働き方にどのような影響があるのかを丁寧に説明するのが大切です。説明会や研修などを実施し、従業員の不安や疑問を解消する機会を設けましょう。
従業員との意思疎通が取れていれば、オフィスDXにおける成功確率はさらに高まります。
3. あらかじめ導入事例を見てから決める
他社の導入事例を参考にすることで、自社に合ったDX戦略を立てられます。特に業界や規模が近い企業の事例を参考にすると、より具体的なイメージが見えてきます。
事例を参考にする際は、単に表面的な部分だけでなく、導入の背景や課題解決のプロセスにも注目することが大切です。他社の導入事例を見ながら、自社の課題や目的を解決できるのか入念に確認しておきましょう。
オフィスのDX（デジタル化）の導入事例3選
当社ミライタッチにおけるオフィスのDX（デジタル化）の導入事例を3つご紹介します。
- 株式会社パンスール
- 株式会社AIコミュニケーション
- 株式会社Asobica
オフィスのDX化を考えている場合は、ぜひ参考にしてみてください。
1. 株式会社パンスール
広告デザイン制作の会社であるパンスールでは、資料参照で参加者の意識が分散し、認識のズレや非効率な議事録作成に悩まされていました。そこでデジタルホワイトボードである「MIRAI TOUCH Biz」を導入し、資料共有・アイデア出し・修正指示などを一元化しています。
その結果、ミライタッチの画面のみで全ての資料共有、情報伝達が完結するようになりました。会議参加者の視線や意識が統一されて認識のズレがなくなり、情報共有がよりスムーズになったそうです。
>>株式会社パンスールの事例の詳細はこちら
2. 株式会社AIコミュニケーション
総合WEBプロモーション企業であるAIコミュニケーションでは、複数拠点間でのコミュニケーションに課題を感じ、自社の設備だけでは限界を感じていました。問題解決を図るために、「MIRAI TOUCH Biz」を導入した結果、共有資料への書き込みができ、オンラインでも細かな指示まで伝えやすくなったそうです。
会議中の資料共有から終了後の情報共有までスムーズに一元化でき、会議の非効率な部分をなくすことに成功しています。今後はお客様との商談やプレゼンに使用し、さらなる有効活用を目指したいとのことです。
>>株式会社AIコミュニケーションの事例の詳細はこちら
3. 株式会社Asobica
プラットフォーム提供を行っている株式会社Asobicaでは、オンライン上で資料確認中、相手に対してポイントを上手く伝えられないという課題を感じていました。アイデア出しの会議で使うホワイトボードに限界を感じ、問題解決を図るために、「MIRAI TOUCH Biz」を導入。
導入後は、1つの資料を共有しながら書き込むことで相手に伝えやすくなり、コミュニケーションにおけるストレスの解消に成功しています。会議がよりクリエイティブになり、生産的なアイデアを多く出せるようになったそうです。
>>株式会社Asobicaの事例の詳細はこちら
まとめ
オフィスのDX（デジタル化）には、業務効率化やコスト削減、情報の一元管理などのメリットがあります。導入を成功させるためには、自社の課題や目的を明確にし、適切なツールやシステムを選択することが重要です。
また、従業員の理解と協力を得るための社内周知を徹底し、他社の導入事例を参考にしながら、自社に合ったDX推進戦略を立てることが求められます。
オフィスDXは一時的な取り組みではなく、長期的な視点で推進していくものです。社内の一体感を醸成し、全社一丸となってDXに取り組み、業務効率化と企業価値の向上を実現していきましょう。
当社ミライタッチでは一台で会議のDX化を可能とするデジタルホワイトボード「MIRAI TOUCH Biz」を提供しています。クライアントのオンライン会議が快適になるのはもちろん、研修や講習会などでも活用することが可能です。
こちらのリンクから資料請求が可能なので、オフィスDXに興味がある場合はぜひチェックしてみてください。
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