オフィスのデジタル化やDXに関心はあるものの、実際にどのように取り組んでいけばいいのか悩んでいる企業は少なくありません。オフィスのデジタル化を成功させるためには、目的や目標を明確にし、適切なツールやシステムを選定することが重要です。
そこで本記事では、オフィスのデジタル化の進め方や成功のポイントを解説します。オフィスのDXの具体的な事例も交えながら、オフィスのデジタル化を効率よく進めるためのヒントをお伝えします。
オフィスのDX、デジタル化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
当社ミライタッチでは一台で会議のDX化を可能とするデジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」を提供しています。クライアントのオンライン会議が快適になるのはもちろん、研修や講習会などでも活用することが可能です。
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オフィスのDXとは？
オフィスのDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用してオフィス業務を効率化・最適化し、生産性の向上や新たな価値創出を目指す取り組みです。
従来のオフィス業務では、紙書類の管理や手作業での情報共有など、非効率な部分が多く存在していました。
一方、DX化されたオフィスでは、ペーパーレス化やクラウドサービスの活用により、情報の一元管理やリアルタイムでの共有が実現します。導入することで場所や時間に縛られない柔軟な働き方や、従業員の創造性を最大限に引き出すオフィス環境の構築が実現するでしょう。
DXについては、「DX化とは何？メリットや成功事例をご紹介」の記事でより詳しい内容を解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
オフィスのDXの3つの導入メリット
オフィスのDXの3つの導入メリットとして、以下の3つを紹介します。
1. 業務効率化につながる
2. コスト削減を実現できる
3. 情報の一元管理が実現する
メリットを理解して、オフィスのDXに対する理解度を深めましょう。
1. 業務効率化につながる
従来のオフィス業務では、紙書類の管理や手作業での情報入力など、非効率な作業が多く存在していました。今まで手間がかかっていた部分もDX化によって、自動化・省力化できます。
例えば、RPA（Robotic Process Automation：事務作業を自動化するソフトウェア）の導入により定型作業を自動化したり、ワークフローシステムを活用して業務プロセスを最適化したりすることで、業務効率の大幅な向上が可能です。
業務効率化によって生まれた時間を活用し、従業員はより優先度の高い業務に集中できるようになるでしょう。
2. コスト削減を実現できる
オフィスのDX化は、様々な面でのコスト削減効果が期待できます。
たとえば、ペーパーレス化により紙や印刷のコストを削減できるほか、クラウドサービスの活用によって通信コストの最適化が可能です。また、業務の自動化や効率化により人件費の削減にもつながります。
コスト削減によって生まれた資金は、新たな事業展開や人材育成などに活用できます。企業の競争力強化や売上アップにも寄与するため、さらなる発展が期待できるでしょう。
3. 情報の一元管理が実現する
DX化の一環として、情報共有プラットフォームを導入することで、社内の情報を一元的に管理できるようになります。
従来は部署ごとにバラバラに管理されていた情報を、クラウド上で一元管理することで、情報へのアクセスがスムーズになり、業務のスピードアップや意思決定の高速化につながるでしょう。
「DX化のメリットを探る｜経済産業省の視点から」の記事では、より詳しくDX化のメリットをまとめているので、ぜひチェックしてみてください。
オフィスDXを進める【5ステップ】
オフィスDX（デジタル化）を進める流れは、以下の通りです。
1. オフィスDXを導入する目的を考える
2. 定量的な目標を設定する
3. デジタルツール・システムを選ぶ
4. 導入する
5. 評価・改善を繰り返していく
具体的にどのように進めていくのか、詳しく見ていきましょう。
1. オフィスDXを導入する目的を考える
オフィスDXを導入する際、初めにその目的を明確にすることが重要です。業務効率化やコスト削減、情報の一元管理など、自社が抱える課題やニーズを整理し、DX導入の目的を具体的に定義しましょう。
目的を明確にすることで、その達成に向けて適切なツールやシステムを選択できるようになります。また、従業員全員で目的を共有することで、DX推進に向けた意識統一やモチベーション向上にもつながるので最初に方向性を確認しましょう。
2. 定量的な目標を設定する
DX導入の目的が明確になったら、次はその目的達成のための具体的な目標を設定します。
数値化できる指標を用いて目標を定めることで、DXの進捗状況を測定しやすくなります。
例えば、「業務効率化のために、月間の残業時間を20%削減する」といった具合です。目標設定と併せて、その達成のための具体的なアクションプランを策定して、確実に成功を掴めるように体制を整えましょう。
3. デジタルツール・システムを選ぶ
目的と目標が定まったら、それらを実現するためのデジタルツールやシステムを選択します。考えなしに導入せず、自社の課題やニーズに合ったものを選ぶことが大切です。
複数のツールやシステムを比較検討し、機能性や使いやすさ、コストなどを総合的に判断して最適なものを選びます。無料トライアルやデモなどを活用し、実際に使用感を確かめてから導入を決めると後悔のないツール導入が実現するでしょう。
4. 導入する
ツールやシステムが決まったら、いよいよ導入の段階です。導入時には、データの移行やセキュリティ設定など、多くの準備が必要になります。
データの移行やセキュリティ設定はもちろん、従業員への研修やサポート体制の整備も重要です。ツールやシステムの使い方に不安を感じる従業員もいるので、丁寧なサポートを行ってトラブルがないように体制を整えましょう。
5. 評価・改善を繰り返していく
DXツールやシステムの導入が完了しても、それで終わりではありません。導入後の効果を定期的に評価し、必要に応じて改善を行っていく必要があります。
PDCAサイクルを回すことで、より成果の出やすいDX推進が可能になります。また、従業員からのフィードバックを収集し、ツールやシステムの使用感を把握することも大切です。
継続的な改善によって、常に社内にとって最適な状態を維持していきましょう。
上記では、オフィスDXを進めるうえで必要な5つのステップを解説しましたが、「そもそも目的の見つけ方が分からない」や「課題から目的を作ったけど、どんな解決ツールがあるの？」という方は、以下の表を参考にしてみてください。
| 主な項目 | 課題 | 参考ツール |
| コミュニケーションDX | ・情報共有の遅延 ・属人化 ・伝達ミス |
・社内チャットツール（Slack / Microsoft Teams） ・ナレッジ共有用の社内Wiki（Notion / Confluence） ・社内報や業務連絡を一元化（LINE WORKS / Chatwork） ・会議議事録をAIで自動要約・共有（AI議事録） |
| 業務自動化 | ・人手依存 ・繰り返し作業 ・属人的な業務 |
・RPAツール導入（Power Automate / UiPath） ・勤怠・経費申請などバックオフィス業務をクラウド化（SmartHR / jinjer） ・メール配信・顧客管理の自動化（HubSpot / Salesforce） ・データ集計を自動処理化（Google Apps Script / Zapier） |
| ペーパーレス化 | ・紙書類の管理コスト ・印刷コスト ・検索性の悪さ |
・文書管理クラウドへ移行（Box、Google Drive、DocuWorks） ・契約書の電子化（クラウドサイン / DocuSign） ・領収書・請求書の電子保存と仕訳自動化（freee / マネーフォワード） ・紙資料不要の会議運営（デジタルホワイトボード） |
| 会議のDX | ・会議が長い ・目的不明 ・決定事項が曖昧 |
・会議前のアジェンダ共有（Notion / Google Docs）を義務化 ・ファシリテーター制度の導入で進行を明確化 ・会議後のアクションアイテムを自動記録（AI議事録＋タスク管理連携） ・多拠点で同時作業（デジタルホワイトボード） |
| 社内教育・オンボーディング | ・教育が属人化 ・ノウハウが蓄積されない |
・オンライン教育プラットフォーム（Schoo / Udemy / LearnO） ・社内マニュアル動画を作成しYouTube限定公開などで共有 ・LMS（学習管理システム）導入による進捗と成果の可視化 ・ChatGPTなどAIを活用した社内Q&Aツールの整備 ・専門家や多拠点での同時研修（ プロジェクターデジ / タルホワイトボード） |
| オフィス環境・働き方の見直し | ・リモート対応不足 ・ツールがバラバラ |
・フリーアドレス＋座席予約システム（Smartdesk） ・Web会議ブースの設置／リモートワーク用端末支給 ・VPN不要のクラウドベース業務システムへの移行（Google Workspace） ・勤怠＋PC稼働ログの連動管理（ジョブカン＋PCログ管理ツール） |
※参考ツールは、自社の課題によって変わります。例にあげているもの以外にもツールやサービスはあるため、資料請求や事例を見て自社に合っているか検討してみてください。
オフィスDXに失敗する主な原因
オフィスDXに失敗する主な原因として、自社の課題を正確に把握していないことが挙げられます。
また、上層部や部下の理解が不十分でないか、段階的な導入を踏めるか、使いこなせる人材を育成していけるか、などの点も導入前に気にかけたいポイントです。
自社の課題や導入後の体制を正確に把握せずに新規のツールなどを導入しても、改善につながらないことがほとんどです。
まずはオフィスDXを行う前に自社のどの部分に課題があるのか、正確に見極めましょう。
オフィスDXで上手くいっていない状態を放置してしまうと、社内の効率や生産性を大きく下げてしまうだけではなく、従業員のモチベーションも低下しかねません。
自社に合った対策を行い、早期にオフィスDXの成功につなげましょう。
オフィスDXの導入を成功させる3つのポイント
オフィスDX（デジタル化）の導入を成功させる3つのポイントとして、以下を解説します。
1. 自社の課題や目的と向き合う
2. 事前の社内周知を徹底する
3. あらかじめ導入事例を見てから決める
それぞれのポイントについて、触れていきましょう。
1. 自社の課題や目的と向き合う
オフィスDXを導入する前に、まずは自社が抱える課題や目的を明確にすることが重要です。業務の非効率な部分や、情報共有の問題点など、具体的な課題を洗い出します。
課題や目的を明確にするためには、従業員へのヒアリングやアンケートなどを実施し、現場の声を収集することが効果的です。現場の意見を取り入れることで、より実態に即したDX推進が実現しやすくなります。
2. 事前の社内周知を徹底する
DX導入を成功させるためには、従業員の理解と協力が不可欠です。導入の目的やメリットを、従業員にしっかりと周知しましょう。
DXによって業務がどのように変化するのか、従業員の働き方にどのような影響があるのかを丁寧に説明するのが大切です。説明会や研修などを実施し、従業員の不安や疑問を解消する機会を設けましょう。
従業員との意思疎通が取れていれば、オフィスDXにおける成功確率はさらに高まります。
3. あらかじめ導入事例を見てから決める
他社の導入事例を参考にすることで、自社に合ったDX戦略を立てられます。特に業界や規模が近い企業の事例を参考にすると、より具体的なイメージが見えてきます。
事例を参考にする際は、単に表面的な部分だけでなく、導入の背景や課題解決のプロセスにも注目することが大切です。他社の導入事例を見ながら、自社の課題や目的を解決できるのか入念に確認しておきましょう。
オフィスのDXの導入事例3選
当社のデジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」を導入したことにより、オフィスDXに成功した事例をご紹介します。
1. 株式会社JALエンジニアリング
2. 株式会社パンスール
3. 株式会社Asobica
オフィスのDX化を考えている場合は、ぜひ参考にしてみてください。
1. 株式会社JALエンジニアリング
1分1秒を争う航空機整備を行う株式会社JALエンジニアリングでは、整備・点検スケジュールや打ち合わせの内容を手書きのホワイトボードで管理していたため、情報共有やノウハウ蓄積がしにくいという課題を抱えていました。
そこで、デジタルホワイトボードである「MIRAI TOUCH Biz」を導入し、作業場所のリアルタイム情報やデータを管理、各現場と他支店への共有、打ち合わせの内容のログ管理などに活用しました。
その結果、現状把握や緊急時の対応を即座に共有、ノウハウ蓄積に役立ったことで、無駄な時間がなくなり、業務効率が飛躍的に高まったそうです。
2. 株式会社パンスール
広告デザイン制作の会社であるパンスールでは、資料参照で参加者の意識が分散し、認識のズレや非効率な議事録作成に悩まされていました。そこでデジタルホワイトボードである「MIRAI TOUCH Biz」を導入し、資料共有・アイデア出し・修正指示などを一元化しています。
その結果、ミライタッチの画面のみで全ての資料共有、情報伝達が完結するようになりました。会議参加者の視線や意識が統一されて認識のズレがなくなり、情報共有がよりスムーズになったそうです。
>>株式会社パンスールの事例の詳細はこちら
3. 株式会社Asobica
プラットフォーム提供を行っている株式会社Asobicaでは、オンライン上で資料確認中、相手に対してポイントを上手く伝えられないという課題を感じていました。アイデア出しの会議で使うホワイトボードに限界を感じ、問題解決を図るために、「MIRAI TOUCH Biz」を導入。
導入後は、1つの資料を共有しながら書き込むことで相手に伝えやすくなり、コミュニケーションにおけるストレスの解消に成功しています。会議がよりクリエイティブになり、生産的なアイデアを多く出せるようになったそうです。
>>株式会社Asobicaの事例の詳細はこちら
まとめ
オフィスのDXには、業務効率化やコスト削減、情報の一元管理などのメリットがあります。導入を成功させるためには、自社の課題や目的を明確にし、適切なツールやシステムを選択することが重要です。
また、従業員の理解と協力を得るための社内周知を徹底し、他社の導入事例を参考にしながら、自社に合ったDX推進戦略を立てることが求められます。
オフィスDXは一時的な取り組みではなく、長期的な視点で推進していくものです。社内の一体感を醸成し、全社一丸となってDXに取り組み、業務効率化と企業価値の向上を実現していきましょう。
当社ミライタッチでは一台で会議のDX化を可能とするデジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」を提供しています。クライアントのオンライン会議が快適になるのはもちろん、研修や講習会などでも活用することが可能です。
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