ミーティングを効率化たいのに、こんなことを感じたことはありますか？
「会議の時間がいつも押してしまう…」
「長い間話し合って、結局何も決まらなかった…」
現在、テレワークが浸透し、顔を合わせてコミュニケーションを取る機会が減って来ています。そのためにWEB会議が増え、目的が曖昧なまま開催されるミーティングに、貴重な業務時間を取られてしまっていることも少なくありません。
このような会議が日常化してしまうと、チーム全体の生産性を大きく下げてしまう原因にもなりかねません。
この記事では、ミーティングが非効率になっている原因を解説し、明日から見直したい項目を紹介します。
ミーティングの効率が悪くなっている原因
ミーティングの効率化は、ビジネスにおいて欠かせない重要な課題のひとつです。原因を知って対処することで、ミーティングの効率化に一歩近づくでしょう。ここでは3つの原因を紹介します。
- 資料がまとまっていない
- 会議において到達したい結論が決まっていない
- 参加者の役割が決まっていない
ご自身の勤めている企業のミーティングにて、これらの原因が当てはまっていないかチェックしてください。
資料がまとまっていない
会議をスムーズに進めるために用意する「資料」。
しかしその資料が、かえって会議の効率を下げてしまっているケースもあります。
たとえば、紙の資料はページ数が多くなりがちで、読むだけで時間を取られ、議論に集中できない参加者も出てきます。
PCで資料を共有している場合でも、関連ファイルがフォルダ内に点在していると、探す手間で無駄な時間が発生してしまいます。
その結果、「何のための会議だったのか分からない」といった不満も生まれ、せっかくの資料も活かされません。
こうした小さな非効率が積み重なることで、業務全体の生産性にも影響を及ぼすことになります。
資料は、会議の質を高めるための“武器”であるべきです。
会議において到達したい結論が決まっていない
効率の悪いミーティングでは、結論を出そうとしないことが多々あります。
自分1人で結論を出すことは、最終的に責任を持つことにもつながるため、難しい仕事でもありますが、ミーティングはチームで行われるべきものです。
この結論で良いのか、違う結論が良いのか、参加者それぞれが意識的に「このミーティングの結論は何か」について、考えられるよう心がけましょう。
結論が見えていない会議は、話題が脱線しやすい側面もあります。
どんな形であっても結論は出すように意識し、明確なゴールが決まるミーティングを行うべきです。
参加者の役割が決まっていない
参加者の役割は事前に決定しましょう。
最低でも会議の進行を担当するファシリテーター、議事録を担当する書記が必要です。
ファシリテーターが2名存在するミーティングは、方向性がバラバラになってしまう危険性があります。
議事録担当は1人、もしくは聞き漏らしを防ぐため、2名体制で良いでしょう。
参加者のほとんどが必死にメモをした結果、ミーティングの内容が頭に入らずに発言の質が悪ければ、生産性が落ちていると同様です。
ミーティングでは、議事録や進行はそれぞれの担当者に任せて、他の参加者は頭を捻って結論に至る考えを出すことが大事です。
効率の良いミーティングのための見直し項目5選
効率の良いミーティングを行うために必要なことを5つ紹介します。
- 議題や目的は事前に決定する
- 進行役を決める
- 議事録をとる
- 参加者は事前準備を怠らない
- 資料は参加者全員に行き届くようにする
最低でも上記は必ず行うようにしてください。
議題や目的は事前に決定する
ミーティングを行う前に、議題と目的を明確にし、アジェンダ（議題）として参加者に共有しましょう。
何について話し合うのか、何を決めたいのかが事前に明確になっているだけで、参加者がミーティングまでにどのような情報や考えを用意すれば良いのかがクリアになります。
ミーティングで飛び交う議論の質が向上するため、議題や目的は必ず明確にしましょう。
進行役を決める
会議の進行役であるファシリテーター（司会者）は、事前に決めておきましょう。
議題が逸れてしまった場合の修正、意見のコンセンサスをとるなど、会議の進行を効果的にコントロールする重要なポジションで、ミーティングの花形ともいえます。
ファシリテーターが違えばミーティングの雰囲気も変わります。
ミーティングの質を左右するため、ファシリテーターは必ず用意しましょう。
議事録をとる
よくある問題として、結論しか記録しておらず、何故この結論に至ったのかは記録できていなかったため、根拠が示せず後々苦労するケースがあります。
会議の流れや発言、決定事項など、誰が何を言ったのか、どのような流れで何が決定されたのかが分かるように、正確に記録をしましょう。
また、議事録にも議題や目的などを記載し、「結論が議題に結びついているか」のすり合わせを行いましょう。
参加者は事前準備を怠らない
参加者は、ミーティングの議題や目的をしっかり把握し、情報の収集を行って考えをまとめておくようにしましょう。
正しい情報があれば、議題や目的に対して考えられる可能性の範囲が拡がります。情報収集をせずにミーティングに臨むことは、自分が培ってきた経験値だけでミーティングに参加するのと同様です。
エビデンスを持って質の高い議論を交わすためにも、事前準備は怠らないようにしてください。
資料は参加者全員に行き届くようにする
ミーティングで使用する資料は事前に参加者全員に配布しましょう。
ミーティング中に枚数が足りなかったり、ページの抜け漏れがあったりする場合、追加作業や修正対応に追われて、ミーティング時間が無駄になります。
参加者の人数が増えた場合も想定できていると安心です。
紙資料の場合、当日急に人数が増加してしまったケースを想定し、余分に資料を用意しておかなければならない企業もあるでしょう。
このような場合、PDFなどデータによる資料に切り替えても良いかもしれません。
PDFなどのデータであれば、印刷する時間や手間を削減できる上に、紙のように紛失するリスクがないのも嬉しいポイント。
併せて、デジタルホワイトボードを活用すれば、データに書き込めるようになり、より会議でのイメージ共有がしやすくなるのでおすすめです。
さらなる業務効率の改善、生産性向上を実現したいのであれば、資料はデータで用意し、デジタルホワイトボードなどのツールも積極的に活用しましょう。
トヨタ式・ミーティング効率化の実例
世界的企業・トヨタ自動車では、ミーティングの効率化によって生産性を大きく高めています。特徴的なのは、会議は30分以内で終了し、すぐに行動に移せるようにしている点です。
無駄を省く姿勢は徹底しており、次のような工夫がされています。
- ミーティングは30分
- 恒常化したミーティングは廃止
- 議事録は清書しない
- アイスブレイクは基本なし
トヨタのミーティングでは、「問題点・原因・対策・次にやること」の4点を軸に話し合いが進み、全員がその場で理解できるレベルにまで設計されています。
無駄を徹底的に省き、本当に必要な議論だけに集中する——これが、ミーティング効率化によって成果を上げる秘訣です。
非効率的なことを徹底的に削ぎ落して効率化を図っているからこそ、生産性が向上し、自動車の世界市場シェア1位も取っているのでしょう。
ミーティングが効率化するチェックリスト一覧
日々の会議を見直した上で、効率の良い会議を行うためには、下記全てをチェックできていることも大切です。
- 議題と目的が明確になっているか
- 進行役が指定されているか
- 議事録をとる体制は整っているか
- 参加者は事前準備を行っているか
- 会議資料は全員に配布されているか
- 会議の時間が必要以上に長くないか
- 開催する必要がある会議なのか
どれか一つでも当てはまらない項目があれば、もしかしたらその会議は、もっと効率的にできる可能性があるかもしれません。
「なんとなく進めている会議」を見直すきっかけとして、ぜひ一度チェックしてみてください。
ミーティングを効率化する便利なデジタルツール
無駄を省いたミーティングを実現するには、仕組みや意識の改善だけでなく、ツールの活用も効果的です。
デジタルホワイトボードや、議事録作成サービス、会議の質向上を支援するツールなどがお勧めです。
今回はミーティングを効率化する便利なデジタルツール３つをご紹介します。
デジタルホワイトボードのほかにも、議事録作成サービス、会議の質向上を支援するツールなどが市場に出回っています。今回は下記の3つをご紹介します。
- 「書く・映す・繋がる」会議で必要な全てを１台で実現 → ミライタッチBiz
- いつでも質の高い議事録を自動で作成可能 → Fujitsu 会議録作成支援サービス TalkVisible
- 会議資料の草案作成なら → TIMO Meeting（ティモミーティング）
ミライタッチBiz
ミライタッチBizは、企業用のデジタルホワイトボードです。
ミライタッチBizとパソコンやスマートフォンは、互いに無線で画面共有が可能です。
紙での資料の場合、何ページの上から何行目の内容をご覧ください、などと説明する手間や探す手間がかかりました。
ミライタッチBizなら、複数人のパソコンやスマートフォン、タブレット端末にリアルタイムで資料を投影できるうえ、書き込みも可能です。
例えば、資料を説明する人がミライタッチBizで投影した画面にて、説明したい箇所をペンで囲むなどして書き込んだ場合、ミーティングの参加者の手元のパソコンやスマートフォンに投影された画面にも、書き込みが反映されます。
資料を分かりやすく説明することができるため、スムーズなミーティングの進行と効率化が可能です。
ミライタッチBiz（ミライタッチビズ）の詳細は「デジタルホワイトボードならミライタッチビズ」からご確認ください。
Fujitsu 会議録作成支援サービス TalkVisible
Fujitsuの会議録作成支援サービス「TalkVisible」は、議事録作成をサポートするツールです。
リアルタイムの音声認識技術を活用して、会議の議事録を自動的に生成します。参加者の発言をテキスト化し、議事録の作成時間を大幅に削減し、ミスを防ぎます。
さらに、議事録の修正や補完も容易に行えます。
TalkVisibleに議事録を任せることで、参加者はミーティングの内容に集中できるため、より質の高いミーティングができるでしょう。
Fujitsu 会議録作成支援サービス TalkVisibleの詳細は「Fujitsu 会議録作成支援サービス TalkVisible/Fujitsu 会議録作成支援ソフトウェア TalkVisible : 富士通」からご確認ください。
TIMO Meeting（ティモミーティング）
TIMO Meeting（ティモミーティング）は、ミーティングの生産性を上げるための支援ツールです。
AIによる会議資料の草案作成や、ミーティング中の議事録の文字起こしなどを行います。
効率の良いミーティングが行う基盤作りをしたい企業に選ばれている商品です。
TIMO Meeting（ティモミーティング）の詳細は「TIMO | 会議をデジタル化するミーティングマネジメントツール」からご確認ください。
まとめ
ここまでご紹介したように、資料のバラつきや目的の曖昧さは、会議の質を大きく左右します。
「せっかく集まったのに何も決まらなかった」そんな会議が続くと、チーム全体のモチベーションや生産性にも影響を与えかねません。
あらためて見直したいのは、会議が始まる“前”の準備です。
ミーティングのやり方を今一度見直して、必要に応じてデジタルツールを取り入れることで、職場のミーティングが効率化し、生産性もきっと上がるはずです。
当社では、デジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」を提供しています。資料を映したり、書き込んだりする場合の会議に最適なツールの一つです。
ご興味をお持ちの方は、以下のリンクより資料をご請求いただけます。ぜひご活用ください。
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