デジタルホワイトボードで社内研修を活性化！活用事例と効果的な使い方について

デジタルホワイトボードは、単なるツールではありません。研修の質を向上させ、組織全体の活性化にもつながる、強力な武器です。導入にあたっては、目的や参加者層に合った製品選びや、効果的な運用方法の検討が重要となります。この記事では、デジタルホワイトボードの基本機能から、社内研修での効果的な活用事例までを詳しく解説します。

デジタルホワイトボードとは？

デジタルホワイトボードは、従来のホワイトボードの機能に加え、パソコンやタブレットなどの端末の画面を映し出したり、画面に直接書き込んだりできる、進化型のホワイトボードです。また、インターネット接続が可能であり、リアルタイムでのデータ共有や、遠隔地からの参加者がいても全員が活発に議論できる環境を作ることができます。

デジタルホワイトボードの基本機能

デジタルホワイトボードは、多様な基本機能により、会議や研修をより効果的かつ効率的に進行させることができます。

書き込み・消去

従来のホワイトボードと同様に、専用のペンや指を使って文字や図形などを書き込むことができます。ペン先の太さや色を変更したり、消しゴムを使って書いたものを消したりすることもできます。

図形描画

直線、円、四角形などの図形を簡単に描くことができます。図形のサイズや色を変更したり、回転させたりすることもできます。

画像・動画挿入

パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末に保存されている画像や動画を、デジタルホワイトボードに挿入することができます。資料として共有したり、プレゼンテーションに使用したりすることができます。

保存・共有

書き込んだ内容や、画面に映し出されている内容を、画像やPDFなどの形式で保存することができます。また、メールやSNSなどで共有することもできます。

デジタルホワイトボード導入のメリット

デジタルホワイトボードを導入することによるメリットは多岐にわたりますが、特に注目すべきはコミュニケーションの活性化、会議や研修の効率化、そしてペーパーレス化の三つです。

コミュニケーションの活性化

デジタルホワイトボードは、視覚的な要素を豊富に取り入れることができるため、参加者の理解を深めやすくします。

• 情報共有の容易化: 資料や書き込みを簡単に共有できるので、会議が効率化されます。
• 参加者全員の可視化: 画面を共有することで、参加者全員が同じ画面を見ることができます。
• 双方向的なコミュニケーション: 複数のユーザーが同時に書き込むことができるので、活発な議論を促進することができます。

会議や研修の効率化

​​デジタルホワイトボードは、会議や研修をより効率的に進めるための機能を提供します。

• 会議時間の短縮: 資料共有や議事録作成にかかる時間を短縮することができます。
• 意思決定の迅速化: 情報を共有しやすいため、迅速な意思決定が可能になります。
• 参加者の集中力向上: 視覚的に分かりやすい資料やプレゼンテーションを作成することで、参加者の集中力向上に繋がります。

ペーパーレス化

デジタルホワイトボードは、ペーパーレス化を促進する機能を提供します。

• 資料の印刷・配布が不要: 資料をデジタルホワイトボードに映し出すことができるため、印刷や配布の必要がありません。紙や印刷トナーなどのコストを削減することができます。
• 書き込み内容の保存: 書き込み内容を画像やPDFなどの形式で保存することができます。紙の資料を保管するスペースが不要になります。
• 環境への配慮: ペーパーレス化は、森林伐採の抑制やCO2排出量の削減につながります。

社内研修における活用事例

デジタルホワイトボードは、社内研修において様々な場面で活用することができます。以下では、代表的な4つの活用事例と、それぞれの詳細な説明をご紹介します。

アイデアブレインストーミング

デジタルホワイトボードの広い画面と、書き込みやすさを活かして、参加者全員が自由にアイデアを書き出すことができます。また、画像や動画の挿入機能を活用することで、より具体的なアイデアを表現することができます。

具体的な活用方法

• 参加者全員にペンを渡し、自由にアイデアを書き出してもらう。
• カテゴリごとに付箋を使い分け、整理しながらアイデアを整理する。
• 画像や動画を使って、具体的なアイデアを表現する。
• 書き込み内容をリアルタイムで共有し、意見交換を行う。

グループワーク

グループごとに分かれて、デジタルホワイトボードを使って課題に取り組むことができます。画面共有機能を活用することで、グループ間の情報共有をスムーズに行うことができます。

具体的な活用方法

• グループごとにホワイトボードを割り当て、課題に取り組む。
• 画面共有機能を使って、各グループの進捗状況を共有する。
• 書き込み内容にコメントを付け、意見交換を行う。
• グループワークの成果を、他のグループと共有する。

プレゼンテーション

資料をデジタルホワイトボードに映し出すことで、プレゼンテーションをより分かりやすくすることができます。また、書き込み機能を活用することで、プレゼンテーション中に説明を補足したり、参加者からの質問に答えたりすることができます。

具体的な活用方法

• プレゼンテーション資料をデジタルホワイトボードに映し出す。
• 重要なポイントに書き込みを行い、説明を補足する。
• 参加者からの質問に、書き込み機能を使って答える。
• プレゼンテーション後の質疑応答を、デジタルホワイトボードを使って行う。

振り返り・評価

研修内容を振り返ったり、参加者の理解度を評価したりする際にも、デジタルホワイトボードを活用することができます。

具体的な活用方法

• 研修内容をまとめ、デジタルホワイトボードに書き出す。
• 参加者に、研修内容について書き込んでもらう。
• 書き込み内容を分析し、研修の改善につなげる。
• 研修後のアンケートを、デジタルホワイトボードを使って行う。

導入時の注意点と効果的な使い方

デジタルホワイトボードは、従来のホワイトボードに代わる、便利なツールです。しかし、導入を検討する際には、以下の点に注意する必要があります。

適切な製品を選ぶ

デジタルホワイトボードには、様々な機能や性能のものがあります。用途や予算に合わせて、適切な製品を選ぶことが重要です。

研修内容に合わせた使い方を工夫する

デジタルホワイトボードは、様々な機能を搭載していますが、すべての機能を研修で活用する必要はありません。研修内容に合わせて、必要な機能のみを活用するようにしましょう。

事前に操作方法を練習しておく

研修でデジタルホワイトボードを使用する場合は、事前に操作方法を練習しておくことが大切です。当日に操作方法に戸惑っていると、研修の進行がスムーズにいかなくなってしまいます。

参加者への説明をしっかり行う

デジタルホワイトボードを使用する前に、参加者に対して操作方法や使用方法を説明する必要があります。説明が不足していると、参加者が使い方が分からずに困ってしまう可能性があります。

まとめ

デジタルホワイトボードは、適切な製品を選び、効果的に使用することで、社内研修をより効果的に、そして参加者にとってより有意義なものにすることができます。導入を検討している場合は、インターネット環境の確認、セキュリティ対策に注意し、しっかりと準備を進めていきましょう。