「会議のたびに大量の資料を印刷して、準備が大変…」
「もっと効率的に会議を進めたい！」
そんな悩みを抱えている方に最適なのが、ペーパーレス会議システムです。
ペーパーレス会議システムを導入すれば、資料の印刷や配布が不要になるだけでなく、リアルタイムでの編集や共有が実現します。さらに、参加者がどこにいてもスムーズに情報を確認でき、リモートワークにもピッタリです。
今回の記事では、ペーパーレス会議システムのメリット、導入のポイントを詳しく解説します。会議の効率化を図りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
当社ミライタッチではデジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」を提供しています。ペーパーレス会議を実現できるのはもちろん、さらなる会議の活発化や生産性の向上が可能です。
こちらのリンクから資料請求が可能なので、興味がある場合はぜひチェックしてみてください。
ペーパーレス会議システム比較13選
おすすめのペーパーレス会議システム13個を厳選しました。
1. ミライタッチBiz
2. moreNOTE
3. SmartDiscussion
4. スマートセッション
5. MetaMoJi Share for Business
6. ECO Meeting
7. TIMO Meeting
8. VISITS forms
9. ConforMeeting/e
10. LiveOnPaperless
11. SideBooksクラウド本棚
12. Handbook
13. letaria
それぞれのシステムの違いについて見ていきましょう。
1. ミライタッチBiz
ミライタッチBizは、企業向けのデジタルホワイトボードです。ホワイトボード機能に加え、PCや周辺機器を一台に集約し、会議や業務の効率を大幅に向上させます。
WindowsやChromeOS Flexにも対応しているため、簡単な操作でリアルタイムの情報共有が可能。大画面で見やすいため、会議が捗りやすく、さらなるレベルの高いアイデアを生み出せる1台です。
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| 価格 | 月額：9,900円～ |
| 運営会社 | さつき株式会社 |
| 公式サイト | https://biz.mirai-touch.com/ |
2. moreNOTE
引用：moreNOTE
moreNOTEは、富士ソフトが提供するペーパーレス会議システムで、5,000社以上に導入されています。資料の共有や管理が簡単に行えるため、会議の準備や進行が効率化されます。
iPadやWindowsなど多様なデバイスに対応し、オンラインやテレワークでも活用が可能です。セキュリティも強化されているので、安心して業務に導入できるでしょう。
| 価格 | 初期費用：36,000円 月額費用：1,200 円 / ID ディスク費用：1,200 円 / GB |
| 運営会社 | 富士ソフト株式会社 |
| 公式サイト | https://www.morenote.jp/ |
3. SmartDiscussion
引用：SmartDiscussion
SmartDiscussionは、キッセイコムテックが提供するペーパーレス会議システムです。月額20,000円から利用可能で、Zoomとの連携や画面同期など、会議の効率化を支援する機能を備えています。
高いセキュリティ基準に基づいて設計されているため、官公庁や企業に最適です。30日間の無料トライアルで、実際の使用感を体験できるので事前に試したうえで利用を検討できます。
| 価格 | スターター：月額20,000円 スタンダード：月額36,000円 エンタープライズ：月額98,000円 |
| 運営会社 | キッセイコムテック株式会社 |
| 公式サイト | https://smartdiscussion.jp/ |
4. スマートセッション
引用：スマートセッション
スマートセッションは、日本情報通信株式会社が提供するペーパーレス会議システムです。直感的な操作で誰でも簡単に使えるデザインが特徴で、ISO27001とISO27017の国際セキュリティ規格を取得。
クラウド型でありながら、セキュリティ性を重視し、幅広い業種で利用されています。ページ同期やメモ機能など会議に便利な機能を備えているため、より効率的なディスカッションが期待できるでしょう。
| 価格 | 要見積もり |
| 運営会社 | 日本インフォメーション株式会社 |
| 公式サイト | https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/ |
5. MetaMoJi Share for Business
引用：MetaMoJi Share for Business
MetaMoJi Share for Businessは、MetaMoJiが提供するペーパーレス会議システムです。リアルタイムで資料に複数人が同時に書き込みできるため、対面・オンラインの会議を問わずスムーズな進行が可能です。
iPadやWindowsに対応し、遠隔地間でもスムーズな情報共有が実現します。資料の管理もしやすいため、担当者の負担軽減につながるでしょう。
| 価格 | 要見積もり |
| 運営会社 | 株式会社 MetaMoJi |
| 公式サイト | https://product.metamoji.com/share/ |
6. ECO Meeting
引用：ECO Meeting
ECO Meetingは、STECが提供するiPad対応のペーパーレス会議システムです。書類の自動削除機能や投票機能を活用しているため、効率的に会議を進行できます。
金融や医療、教育分野など多くの業界で利用されており、どの業界でも問題なく導入できるのが強みです。遠隔地からの参加もスムーズに行えるため、リモートワーカーが多い場合でも、安心して利用できるでしょう。
| 価格 | 初期費用：50,000円アカウント単価：月額1,000円／1アカウント |
| 運営会社 | 株式会社エステック |
| 公式サイト | https://ecomeeting.jp/ |
7. TIMO Meeting
引用：TIMO Meeting
TIMO Meetingは、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が提供するミーティングマネジメントツールです。AIによる文字起こしや要約機能、事前アジェンダ管理など、会議の効率化に特化しています。
会議の時間削減と品質向上を目指し、最大50%の工数削減を実現。効率的なデジタル会議運営を支援する企業向けのツールです。
| 価格 | 要見積もり |
| 運営会社 | パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社 |
| 公式サイト | https://www.persol-pt.co.jp/timo/ |
8. VISITS forms
引用：VISITS forms
VISITS formsは、組織の意見や価値観をデータに基づいて可視化するツールです。会議やアンケートで出た意見を収集し、独自のアルゴリズムで重要な意見を瞬時にランキング化します。
業務改善や新規事業創出など、DX推進を支援し、スピーディな意思決定をサポート。大手企業でも導入が進んでいる、信頼性の高いツールです。
| 価格 | 要見積もり |
| 運営会社 | Visits Technologies株式会社 |
| 公式サイト | https://visitsforms.com/ |
9. ConforMeeting/e
ConforMeeting/eは、リモート環境での役員会議をペーパーレスで効率化するシステムです。簡単な操作性と高いセキュリティを兼ね備え、事前資料の共有やメモの保存を可能にし、意思決定を支援します。
また、資料の差し替えや議事進行管理などもできるので、事務作業の負担も軽減。会議の効率化を図りたい場合は、ぜひ導入を検討してみましょう。
| 価格 | 基本サービス：30,000円追加ユーザ：月額3,000円/1ID |
| 運営会社 | NECソリューションイノベータ株式会社 |
| 公式サイト | https://jpn.nec.com/conformeeting/e/index.html |
10. LiveOnPaperless
引用：LiveOnPaperless
LiveOn Paperlessはペーパーレス会議システムで、参加者がPDF資料をデバイス上で閲覧できます。利用者のみ招待できるので、セキュリティ性も高いのが強みです。
タブレットやスマートフォンでも利用でき、直感的な操作をサポート。メモ内容をPDFファイルにすぐ追加できるので、メモの漏れも防ぎやすくなっています。
| 価格 | 月額：3,000 円 |
| 運営会社 | ジャパンメディアシステム株式会社 |
| 公式サイト | https://web.liveon.ne.jp/product/liveon_app/ |
11. SideBooksクラウド本棚
引用：SideBooksクラウド本棚
SideBooksクラウド本棚は、文書をクラウドで安全に管理・共有できるシステムです。電子化した資料は、パソコン、タブレット、スマートフォンなど複数のデバイスで閲覧可能。
自治体や企業に採用され、ペーパーレス化や業務効率の向上に貢献しています。容量や機能の追加オプションも充実しているため、組織の拡大にも対応が可能です。
| 価格 | 初期費用：80,000円基本料：月額20,000円 |
| 運営会社 | 東京インタープレイ株式会社 |
| 公式サイト | https://sidebooks.jp/ |
12. Handbook
引用：Handbook
Handbookは、タブレットやスマートフォン向けのモバイルコンテンツ管理システムです。シンプルな操作でコンテンツの共有・管理ができ、ペーパーレス会議や営業支援などをサポート。
利用者は1,600社以上で、業種を問わず様々なシーンで活用されています。WindowsやiOS、Androidに対応しているため、導入しやすいのも嬉しいポイントです。
| 価格 | 月額：25,000円 |
| 運営会社 | 東京インタープレイ株式会社 |
| 公式サイト | https://handbook.jp/ |
13. letaria
引用：letaria
letariaは、クラウドベースのプロジェクト管理ツールです。直感的なUIで、タスクの作成、進捗管理、コラボレーションを効率的に行えます。
リアルタイムの通知機能やチーム全体での共有が可能で、リモートワークにも最適です。データのセキュリティも強化されており、安心して導入できます。
| 価格 | 月額：8,000円 |
| 運営会社 | NTTコムウェア |
| 公式サイト | https://app.letaria.com/ |
ペーパーレス会議システムの主な機能
ペーパーレス会議システムの主な機能として、以下3つを紹介します。
1. 会議のサポート機能
2. 資料の閲覧機能
3. セキュリティ管理機能
どのような機能があるのか、チェックしていきましょう。
1. 会議のサポート機能
ペーパーレス会議システムでは、遠隔地のスタッフやクライアントともスムーズにリモート会議ができます。会議室の大画面を活用し、参加者全員がリモートで接続できるため、対面のような円滑なコミュニケーションが実現可能です。
普段利用しているアプリケーションをそのまま大画面に表示して使えるため、オンライン会議の際も違和感なく操作できる点が強み。またデジタルホワイトボードを使えば、アイデアを具体的に視覚化でき、会議の内容をより効果的に伝えられるので、さらなる生産性の向上につながります。
2. 資料の閲覧機能
ペーパーレス会議システムでは、会議参加者全員が同じ画面上で資料を共有し、同時に閲覧・書き込みが可能です。この機能により、会議中の意見交換やフィードバックがスピーディに行われ、スムーズな情報共有が実現します。
さらに、PDFやWord、Excelなど、さまざまな形式の資料をドラッグ＆ドロップで簡単にアップロードして共有できるのもポイントです。キーワード検索やタグ付け機能も備えているため、膨大な資料の中から必要な情報をすぐに見つけられます。
3. セキュリティ管理機能
ペーパーレス会議システムには、パスワード設定やアクセスログの記録機能があり、不正アクセスを防止し、重要な会議資料を保護します。さらに、会議資料や個人情報は暗号化されるため、情報漏洩が発生した場合でも、外部からの閲覧を防ぐことが可能です。
また、アクセス可能なデバイスを制限する機能もあり、社外からの不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。セキュリティに厳しい企業でも、安心して導入できるでしょう。
ペーパーレス会議システムの導入で失敗しない3つの選び方
ペーパーレス会議システムの導入で失敗しない選び方として、以下の3つが挙げられます。
1. 直感的に操作できるか
2. 利用規模や料金体系が自社に合っているか
3. 導入事例が掲載されているか
それぞれ大切なポイントなので、1つずつ見ていきましょう。
1. 直感的に操作できるか
ペーパーレス会議システムを選ぶ際には、誰でも簡単に操作できるシンプルなインターフェースが重要です。事前に分かりやすいアイコンや直感的な操作画面を備えているか、確認する必要があります。
また、操作方法を丁寧に解説したマニュアルやFAQ、充実したサポート体制が整っているかどうかも選定時のポイントです。無料トライアルやデモ版を利用し、実際に使いやすさを体感することで、自社の業務フローに合うかどうか確認しましょう。
2. 利用規模や料金体系が自社に合っているか
ペーパーレス会議システムを選ぶ際は、企業の規模に応じたユーザー数やアカウント数に対応しているかを確認しましょう。保存できる資料の容量が十分であるかも確認し、料金プランによる容量制限や、将来的なデータの増加に対応できるかどうかも考慮する必要があります。
また、料金体系が自社の予算に適しているかも、重要な検討材料です。オプションで追加費用が発生するかも含めて、総合的な観点で判断しましょう。
3. 導入事例が掲載されているか
導入事例の有無も選定の重要なポイントです。ペーパーレス会議システムが、どのような課題を解決したのか、実際にどれくらいの会議時間やコストが削減できたかなど、詳細を確認することで、導入後の効果をイメージしやすくなります。
また、導入事例を通して、提供ベンダーのサポート体制や実績、顧客満足度についても把握できます。ペーパーレス会議システムの導入事例は、以下の記事で読めるのでぜひ参考にしてみてください。
デザイン業界の新しい必需品。ミライタッチがあれば、制作現場のコミュニケーションは濃密になり、時間短縮・コスト減につながる。
ペーパーレス会議システムの3つの導入メリット
ペーパーレス会議システムの導入メリットとして、以下を解説します。
1. 紙や筆記用具のコストを節約できる
2. 遠方や在宅勤務をしている人ともミーティングしやすい
3. より創造的なアイデアが思いつきやすくなる
メリットを確認して、導入時のイメージを固めていきましょう。
1. 紙や筆記用具のコストを節約できる
ペーパーレス会議システムを導入することで、会議資料を電子化し、印刷や筆記用具にかかるコストを大幅に削減できます。紙の使用が減るため、書類保管に必要なスペースも不要となり、オフィスのスペースをより有効に活用できるのもメリットです。
さらに、機密文書の処理に必要なシュレッダーの設備費や廃棄コストも削減できます。コスト削減だけでなく、環境への配慮にもつながる点がペーパーレス化の大きなメリットといえるでしょう。
2. 遠方や在宅勤務をしている人ともミーティングしやすい
ペーパーレス会議システムは、チャット機能やビデオ会議機能を活用することで、遠方や在宅勤務のスタッフともスムーズにコミュニケーションを取れます。リモート会議により、移動時間や交通費が不要となり、従業員の負担軽減にもつながるのも嬉しいポイントです。
また、資料はクラウド上で共有できるため、印刷や郵送といった手間を省けることも大きなメリットです。自社で多くのリモートワーカーを採用している場合は、ペーパーレス会議システムを積極的に導入してみましょう。
3. より創造的なアイデアが思いつきやすくなる
ペーパーレス会議システムの導入により、会議中に必要な資料やアイデアを即座に共有できるため、活発な議論が期待できます。リアルタイムでの情報共有がしやすくなることで、会話の深みが増し、より創造的で新しいアイデアを生み出しやすくなるでしょう。
また、会議準備の時間が短縮されるため、空いた時間を新しいプロジェクトの企画や戦略立案に充てられるのもメリットです。業務の効率化だけでなく、自社の生産性向上も期待できるでしょう。
ペーパーレス会議システムのメリットは「ペーパーレスで会議をスマートに！導入メリットについて解説」でより詳しく解説しているので、併せて参考にしてみてください。
まとめ
ペーパーレス会議システムは、企業の会議を効率化するための強力なツールです。リモート会議のスムーズな実施や資料の共有、重要情報の保護など、多岐にわたる機能を備えており、会議の生産性向上に大いに役立ちます。
導入に際しては、直感的な操作性や自社の規模に合った料金プラン、導入事例の確認が重要です。事前に十分な確認、比較検討を行ったうえで、自社に合ったペーパーレス会議システムを導入しましょう。
当社ミライタッチではデジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」を提供しています。ペーパーレス会議を実現できるのはもちろん、さらなる会議の活発化や生産性の向上が可能です。
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