テレワークやハイブリッドワークが定着し、ビジネスシーンにおいて「Web会議」は欠かせないものとなりました。場所を選ばずに顔を合わせて打ち合わせができる利便性は、企業の生産性を大きく向上させています。
しかし、急速な普及の一方で、「テレビ会議との違いがよく分からない」「音声トラブルや準備に時間がかかる」「画面越しだと議論が深まらない」といった悩みを抱えている総務担当者やチームリーダーの方も多いのではないでしょうか。
この記事では、Web会議の基礎知識やテレビ会議との違いといった基本から、失敗しないスムーズな開催方法、そしてWeb会議の最大の課題である「臨場感の欠如」を解消するための画期的なツールまでを網羅的に解説します。
自社に最適な環境を整え、生産性の高い会議を実現するためのヒントとしてお役立てください。
Web会議とは？テレビ会議との違いや代表的なツールを解説
まずは、Web会議の基本的な仕組みと、混同されがちな「テレビ会議」との違い、そして現在主流となっている主要ツールの特徴について整理していきましょう。自社の目的や規模に合ったシステムを選ぶための第一歩です。
Web会議の定義とビジネスにおける3つの導入メリット
Web会議とは、インターネット回線を通じて、映像と音声、そして資料などのデータをリアルタイムに共有し、遠隔地にいる相手とコミュニケーションを行うシステムのことです。専用の機材を必要とせず、普段業務で使用しているパソコンやスマートフォン、タブレットにアプリをインストールするだけで利用できる手軽さが最大の特徴です。
ビジネスにおいてWeb会議を導入するメリットは、大きく分けて以下の3点が挙げられます。
- コストの大幅な削減
従来の対面会議では、参加者が一堂に会するための「交通費」や「宿泊費」、そして移動に伴う「人件費」が発生していました。Web会議であれば、これらのコストをほぼゼロにすることができます。また、ペーパーレス化による資料印刷代の削減にもつながります。 - 場所を選ばない柔軟な働き方の実現
インターネット環境さえあれば、自宅、サテライトオフィス、カフェ、移動中の車内など、どこからでも会議に参加できます。これは、育児や介護と仕事の両立を目指す社員の支援や、パンデミックや自然災害時の事業継続計画の観点からも極めて重要です。 - 意思決定の迅速化
緊急の案件が発生した場合でも、関係者のスケジュールさえ合えば即座にミーティングを開催できます。物理的な移動時間を考慮する必要がないため、経営層やキーマンを招集しやすく、ビジネスのスピードを加速させることができます。
混同されがちな「テレビ会議」との違いと使い分けの基準
「Web会議」とよく似た言葉に「テレビ会議（ビデオ会議）」がありますが、この2つはシステムの仕組みや得意とするシーンが異なります。
最大の違いは、「何を使って接続するか」です。
| 比較項目 | Web会議 | テレビ会議 |
| 接続回線 | インターネット回線 | 専用回線（閉域網など） |
| 必要な機器 | PC、スマホ、タブレット | 専用のハードウェア（本体、カメラ、マイク） |
| 初期費用 | 安価（無料プランもあり） | 高額（数十万～数百万円） |
| 利用場所 | どこでも利用可能 | 機器が設置された会議室のみ |
| 画質・音質 | 回線状況やPC性能に依存 | 非常に安定しており高品質 |
| 主な用途 | 個人参加、テレワーク、少人数MTG | 役員会議、拠点間接続、大人数での公式会議 |
テレビ会議は、専用の機材と回線を使用するため、映像や音声が非常に安定しており、セキュリティも強固です。そのため、経営会議や拠点間をつなぐ常時接続など、絶対に止まってはならない重要な会議に適しています。一方、導入コストが高く、機器がある部屋に行かなければならないという制約があります。
Web会議は、手軽さと低コストが強みです。現在では通信技術の向上により、Web会議でも十分な画質・音質が得られるようになっています。
使い分けの基準：
● 手軽さ・個人単位での参加を重視するなら「Web会議」
● 圧倒的な安定性・拠点間の常設を重視するなら「テレビ会議」
昨今では、コストパフォーマンスと利便性の高さから、テレビ会議システムからWeb会議システムへ移行する企業や、両者を併用する企業が増えています。
Zoom・Teams・Google Meetなど主要ツールの特徴比較
現在、ビジネスシーンで広く利用されている代表的なWeb会議システムには、以下の3つがあります。それぞれの強みを知り、自社の環境に合わせて選びましょう。
- Zoom（ズーム）
● 特徴：
圧倒的な知名度と接続の安定性が魅力です。独自のデータ圧縮技術により、低速な回線でも比較的安定して通話が可能です。「ブレイクアウトルーム（小部屋に分かれて議論する機能）」などの機能が充実しており、社内会議だけでなく、セミナーや研修にも最適です。
● 適したシーン：
社外の人との商談、大規模なウェビナー、オンライン研修など。 - Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）
● 特徴：
Microsoft 365（旧Office 365）に含まれているツールで、WordやExcel、PowerPointとの連携が強力です。チャット機能がベースになっており、組織やプロジェクトごとのチーム管理が得意です。Outlookカレンダーとの同期もスムーズで、スケジュール調整から会議開催までがシームレスに行えます。
● 適したシーン：
Microsoft製品をメインに使っている企業の社内会議、プロジェクト進行管理など。 - Google Meet（グーグル ミート）
● 特徴：
Googleアカウントがあればブラウザからすぐに利用でき、PCの場合はアプリのインストールが不要で、ブラウザから直接参加できます。スマートフォンの場合も、Gmailアプリがあれば追加のアプリなしで参加可能です。GmailやGoogleカレンダーとの連携が強みで、カレンダーの予定をクリックするだけで会議に参加できます。シンプルで直感的な操作性が特徴です。
● 適したシーン：
Google Workspaceを利用している企業、手軽にURL発行だけで始めたいカジュアルなミーティングなど。
失敗しないWeb会議のやり方と直面しやすい「課題」
ツールを選定したら、次は実践です。しかし、ただPCに向かうだけでは質の高い会議はできません。
ここでは、スムーズな運営に必要な準備とマナー、そして多くの企業が直面している「Web会議ならではの課題」について解説します。
快適なWeb会議に必要な機材と通信環境の準備
PCやスマートフォン単体でもWeb会議は可能ですが、ビジネスの場としてふさわしい品質を確保するには、周辺機器の整備が欠かせません。
インターネット回線
無線でも可能ですが、重要な会議の主催者になる場合は、通信が安定する有線LANでの接続を推奨します。映像がフリーズしたり音声が途切れたりすることは、会議の進行を妨げる最大の要因です。
マイクスピーカー（またはヘッドセット）
PC内蔵のマイクは、キーボードをたたく音や周囲の環境音を拾いやすく、相手にとって非常に聞き取りづらい音声になりがちです。
- 1人で参加する場合：
ノイズキャンセリング機能付きの「ヘッドセット」や「イヤホンマイク」がおすすめです。 - 複数人で会議室から参加する場合：
集音範囲が広い「会議用マイクスピーカー」を使用しましょう。PC内蔵マイクで複数人の声を拾おうとすると、遠くの人の声が小さくなりすぎます。
Webカメラ
PC内蔵カメラは画角や画質に限界があります。特に会議室から複数人が映る場合は、広角レンズを搭載した外付けWebカメラを用意すると、参加者全員の表情を相手に届けることができます。
主催者と参加者それぞれの基本的な操作フローとマナー
Web会議を円滑に進めるためには、主催者と参加者、双方が手順とマナーを理解しておく必要があります。
【主催者のフローとマナー】
- URLの発行と共有：
会議ツールでスケジュールを作成し、URLを発行します。参加者には、日時だけでなく「パスワード」や「待機室の有無」も併せて案内しましょう。 - 事前の環境チェック：
開始5分前には入室し、マイクとカメラのテストを済ませます。 - 開始時の案内：
録画をする場合は必ず許可を取り、「発言時以外はミュートをお願いします」といった基本ルールをアナウンスします。
【参加者のフローとマナー】
名前の設定：
入室時の表示名は、「社名＋氏名」など、誰が見ても分かるように設定しましょう。
ミュートの活用：
自分の発言時以外はマイクをミュートにするのが基本マナーです。これにより、生活音やキーボード音によるノイズを防げます。
リアクション：
画面越しでは「うなずき」などの反応が伝わりにくいです。普段より大きめにうなずくか、ツールの「リアクションボタン」、チャット機能を積極的に使い、話を聞いていることを示しましょう。
よくあるトラブルと「Web会議疲れ」が起きる原因
Web会議が日常化するにつれ、新たな課題も浮き彫りになってきました。
技術的なトラブル
「声が聞こえない」「ハウリング（キーンという不快音）がする」「画面が共有できない」といったトラブルは頻発します。これらは事前のテスト不足や、同じ部屋で複数のデバイスがマイクをオンにしていることが主な要因です。
コミュニケーションの課題と「Web会議疲れ」
技術的な問題以上に深刻なのが、「空気感が伝わらない」「議論が深まらない」という悩みです。
対面ならホワイトボードに書きながらアイデアを広げたり、相手の細かな表情の変化を読み取ったりできますが、Web会議では小さな画面に映る顔と資料を見比べることに集中力を使います。
「相手の反応が見えない不安」や「視線のやり場のなさ」は、脳に大きな負荷をかけ、いわゆる「Web会議疲れ（Zoom疲れ）」を引き起こします。また、ホワイトボードのような「共通の描画面」がないため、言葉だけのやり取りになり、認識のズレが生じやすいのも大きなデメリットです。
Web会議を効率化し「成果が出る場」に変える解決策
Web会議のメリットを享受しつつ、「伝わりにくい」「疲れる」といった課題を解決するにはどうすればいいのでしょうか。ここでは、ソフト面とハード面の両面から解決策を提示します。
会議の進行をスムーズにするファシリテーションのコツ
オンラインの会議では、沈黙が気まずく感じられがちです。進行役は以下の点を意識しましょう。
- アイスブレイクを入れる：
本題に入る前に「最近の出来事」や「天気の話」など、少し雑談を挟むことで、発言しやすい空気をつくります。 - 指名して発言を促す：
「誰か意見はありますか？」という投げかけは、Web会議では反応しづらいものです。「〇〇さん、この点についてどう思いますか？」と具体的に指名することで、発言のハードルを下げます。 - 時間を区切る：
Web会議はダラダラと続きがちです。「この議題はあと10分で結論を出しましょう」とタイムキープを明確に行います。
PC内蔵機能の限界を超える「周辺機器・ツール」の重要性
個人のPC画面だけで行うWeb会議には限界があります。特に、会議室に数人が集まり、遠隔地のメンバーとつなぐ「ハイブリッド会議」の場合、PC1台を囲んでのぞき込むようなスタイルでは、臨場感も一体感も生まれません。
会議の質を劇的に高めるためには、「大画面」と「書く」という要素を取り入れることが重要です。
例えば、会議室に大型ディスプレイを設置すれば、リモート参加者の顔を大きく映し出し、まるで同じ部屋にいるような感覚になれます。さらに、そこに「ホワイトボードのように書き込める機能」があれば、議論の可視化が可能になり、生産性は飛躍的に向上します。
しかし、PC、プロジェクター、Webカメラ、マイクスピーカー、ホワイトボード……これらを別々に用意し、毎回配線するのは非常に手間がかかります。
そこで注目されているのが、これらを1台に集約した「オールインワン型の会議ソリューション」です。
「書く・映す・つながる」を1台で実現するMIRAI TOUCH Biz
Web会議の「準備が面倒」「議論が深まらない」という課題を一挙に解決するツールとして、さつき株式会社が提供する「MIRAI TOUCH Biz（ミライタッチ・ビズ）」をご紹介します。
MIRAI TOUCHは、もともと教育現場（学校）向けに開発され、全国の小中学校で高いシェアを持ち、多数の導入実績がある電子黒板です。
「IT機器の操作が苦手な先生や子どもたちでも、直感的に使える」誰でも使いやすい設計思想が、ビジネス向けモデルである「MIRAI TOUCH Biz」にも色濃く反映されています。
MIRAI TOUCH Bizが選ばれる3つの理由
1. Web会議システムとのシームレスな連携
ZoomやTeam、Google Meetといった主要なWeb会議アプリと連携可能です。大画面のタッチパネルに相手の顔や資料を映し出しながら、双方向でコミュニケーションが取れます。カメラやマイクも内蔵（※モデルによる）されているため、PCとケーブル1本で接続するだけで、高品質なWeb会議環境が整います。
2. 「書く」ことで議論が活性化する
最大の特徴は、「映し出した資料の上から、指やペンで直接書き込める」ことです。
例えば、設計図面やデザイン案を画面に映し、「ここの修正をお願い」と赤ペンで丸を囲んで指示を出したり、真っ白なホワイトボード画面に全員のアイデアを書き出して整理したりできます。
この「書く」プロセスが共有されることで、言葉だけのWeb会議では難しかった「認識のズレ」を解消し、対面会議以上のクリエイティブな議論を実現します。独自の技術により、紙に書くような滑らかな書き心地を実現しているのも、創業90年以上の歴史を持つ同社の品質へのこだわりです。
3. 究極の使いやすさと信頼性
MIRAI TOUCH Bizは、電源を入れるだけですぐに立ち上がり、スマートフォンのように直感的に操作できます。複雑な設定や配線に悩まされることなく、会議の準備時間を大幅に短縮します。また、書画カメラを接続すれば、手元の紙資料や製品サンプルをカメラで映して共有することも可能です。
導入実績も豊富で、一般企業の会議室はもちろん、建設現場の事務所や役所の災害対策本部など、確実な情報共有が求められる現場で活躍しています。
まとめ
Web会議は、場所にとらわれない働き方を実現する強力なツールですが、その真価を発揮するためには、システム選びだけでなく「会議環境の質」を高めることが重要です。
PC1台の手軽さから一歩進んで、まるで対面しているかのような臨場感と、直感的な「書く」コミュニケーションを実現する専用機器の導入は、チームの生産性を大きく向上させます。
「MIRAI TOUCH Biz」のような、Web会議システムとシームレスに連携できるデジタルホワイトボードを活用し、ストレスフリーで創造的な会議環境を構築してみてはいかがでしょうか。
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