リモートワークやテレワークを効率化する5つの方法！おすすめのツールも紹介

「リモートワークが定着したが、社員の生産性が思うように上がらない…」
「ITインフラやツールは整備したが、業務効率化が課題…」

システム管理部門の皆様は、このような悩みを抱えていませんか？リモートワーク環境が整っていても、適切なツールの活用や業務フローの最適化ができていない場合、生産性の向上は難しいものです。

今回の記事では、リモートワークやテレワークを効率化するための具体策をご紹介します。リモートワークやテレワークだと業務効率化がしづらい理由、効率化する方法を中心に解説。

今回の記事を読んで、自社のリモートワークを成功に導くためのヒントを掴みましょう。

当社ミライタッチではデジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」を提供しています。リモートワークの効率化を実現できるのはもちろん、さらなる会議の活発化や生産性の向上が可能です。

こちらのリンクから資料請求が可能なので、興味がある場合はぜひチェックしてみてください。

リモートワークやテレワークだと業務効率化がしづらい3つの理由

リモートワークやテレワークだと業務効率化がしづらい理由として、以下が挙げられます。

　1. コミュニケーションの不足
　2. 従業員の業務可視化のしづらさ
　3. オンオフの切り替えの難しさ

それぞれどのような理由なのか、1つずつ見ていきましょう。

1. コミュニケーションの不足

オフィスであれば隣の席に座る同僚と簡単にコミュニケーションを取れるため、情報共有や意思疎通がスムーズです。一方で、リモートワークでは、対面でのちょっとした会話や気軽な相談が減少します。

特に普段のコミュニケーション方法がチャットだけの場合、表情や雰囲気などが伝わりにくくなります。その結果、誤解や認識のズレが生じて、問題解決が遅れることもあるのが難点です。

2. 従業員の業務可視化のしづらさ

オフィスにいるときは、誰にタスクが集中しているのかなど、困っている様子を見てサポートすることが簡単です。一方でリモートワークでは、従業員がどのように仕事を進めているのか、把握するのが難しくなります。

また、誰が精力的に仕事をこなしているかがわからず、評価制度が曖昧になるリスクも考えられます。適切に評価が行えないと、不公平感が生まれ、従業員のモチベーションが下がる要因になるので対策が必要です。

3. オンオフの切り替えの難しさ

リモートワークでは、自宅が職場となるため、仕事とプライベートの境界が曖昧になる点にも注意が必要です。オフィス勤務と違い、物理的な移動がないため、仕事が終わっても気持ちの切り替えが難しくなってしまいます。

その結果、従業員は常に仕事のことを考え続けてしまい、リラックスできる時間が確保しづらくなることも。このような状況が続くと、ストレスや疲労が蓄積し、生産性の低下や健康問題につながることが考えられます。

リモートワークやテレワークを効率化する5つの方法

リモートワークやテレワークを効率化する方法として、以下の5つを紹介します。

　1. 業務を効率化できるツールを導入する
　2. チームの業務を見える化する
　3. 気分転換させる時間を作る
　4. コミュニケーション量を増やす
　5. 不必要なオンライン会議を減らす

1. 業務を効率化できるツールを導入する

リモート環境において、コミュニケーションのスムーズさが重要です。そのため、情報共有を促進するツールの導入は欠かせません。

たとえば、SlackやChatworkなどのチャットツールだけでなく、trelloやAsanaなどのタスク管理ツールを導入すれば、チーム全体のタスク進捗をリアルタイムで可視化でき、適切な業務分担が可能です。

さらに、オンライン会議を効率化するデジタルホワイトボードもおすすめ。デジタルホワイトボードとは、電子的なディスプレイとホワイトボード機能を組み合わせたツールのことです。オンライン会議で利用すると、リアルタイムで資料に書き込みができるなど、スムーズな情報共有が行えるようになります。

自社の業務が効率化できていない部分がある場合は、ツールの利用で解決できないか見直してみましょう。

2. チームの業務を見える化する

リモートワークでは、各メンバーの業務状況を把握することが難しくなるため、業務の見える化を徹底することが重要です。Googleカレンダーなどの共有カレンダーを利用すれば、メンバーのスケジュールや業務予定の把握、調整もしやすくなります。

また、タスク管理ツールを使って、各メンバーの担当タスクや進捗状況を明確にすることで、仕事の遅れや問題の早期発見が可能です。業務の進捗、成果を上司や同僚と簡単に共有できる体制を作りましょう。

3. 気分転換させる時間を作る

リモートワークはオフィス勤務に比べて長時間働いてしまう傾向があります。解決のためには、従業員に意識的に気分転換をさせることが重要です。

休憩時間には、軽い運動やストレッチを行うように促しましょう。身体を動かすことで、集中力が回復し、作業効率も上がります。

また、音楽を聴いたり、読書をしたりしてリラックスする時間を設けることも効果的です。さらに、自宅を出て外を散歩したり、買い物に行くなど、外出を取り入れると気分転換になり、リフレッシュできるようになります。

4. コミュニケーション量を増やす

リモートワークでは、対面でのやり取りがないため、コミュニケーション不足が発生しやすいのが難点です。解決のために、意識的にコミュニケーション量を増やしましょう。

チャットツールを活用して、こまめに情報共有を行ったり、業務に関係ない雑談の場を設けたりすることで、チーム内の雰囲気を良くし、仕事の進め方がスムーズになります。さらに、定期的にオンライン会議やミーティングを実施し、顔を見ながらのコミュニケーションを増やすことも効果的です。

メンバー間の信頼関係が深まり、意思疎通が円滑に進められる体制を構築しましょう。

5. 不必要なオンライン会議を減らす

リモートワークでは、オンライン会議が増える傾向にありますが、不要な会議が業務効率を低下させる原因になることもあります。会議の必要性を慎重に検討して、従業員に負担をかけないようにしましょう。会議を行う前に目的を明確にし、本当に必要かどうか判断するのがおすすめです。

また、事前に議題や資料を共有しておくことで、会議にかかる時間を短縮できます。会議後は内容を議事録としてまとめ、参加者以外とも共有することで無駄な説明を防げます。

効率的な会議運営は、リモートワークにおける業務効率にも関わるので、真剣に向き合いましょう。

リモートワークやテレワークを効率化する5つのツール

リモートワークやテレワークを効率化する5つのツールとして、以下をピックアップして解説します。

　1. ミライタッチBiz
　2. Asana
　3. Chatwork
　4. ジョブカン
　5. Trello

それぞれどのようなツールなのか、1つずつ見ていきましょう。

1. ミライタッチBiz

ミライタッチBizは、デジタルホワイトボード、PC、周辺機器を一体化した会議用ツールです。ChromeOS FlexまたはWindowsを選べるため、普段使うアプリケーションに合わせた利用が可能です。

Jabraのビデオバーを組み合わせた特別パッケージも提供され、効率的な会議やリモートワークをサポートします。50,000台以上の販売実績があり、価格やサポートも充実。企業の生産性向上に貢献するサービスです。

＞ミライタッチBizの詳細を今すぐ見てみる

価格	月額：9,900円～
運営会社	さつき株式会社
公式サイト	https://biz.mirai-touch.com/

2. Asana

引用：Asana

Asanaは、タスクやプロジェクトの管理を効率化するツールです。チームが業務の可視化を通じて進捗状況を管理でき、ワークフローの自動化も可能です。AI機能の「Asana Intelligence」を使い、業務のインパクトを高めるサポートもあります。

また、無料プランから利用でき、上位プランでは高度なレポート機能やリソース管理機能が提供されます。タスクの効率化を目指す企業にとって、使いやすいサービスです。

価格	スタータープラン：月額$10.99/ユーザー アドバンストプラン：月額$24.99/ユーザー
運営会社	Asana, Inc.
公式サイト	https://asana.com/ja

3. Chatwork

引用：Chatwork

Chatworkは、国内製のビジネスチャットツールで、コミュニケーションの効率化を支援します。シンプルな操作で社内外のチャット、タスク管理、ファイル共有が可能です。

無料プランも提供されており、月額700円からのビジネスプランでは、セキュリティや管理機能が強化されています。複数ツールとの連携にも対応しており、チームの業務効率を大幅に改善します。

価格	ビジネス：月額700円～ エンタープライズ：月額1,200円～
運営会社	株式会社kubell
公式サイト	https://go.chatwork.com/ja/

4. ジョブカン

引用：ジョブカン

ジョブカンは、勤怠管理やシフト管理を効率化するクラウド型システムです。フレックスや変形労働など、あらゆる勤務形態に対応しており、リアルタイムでの打刻や自動シフト作成が可能です。

月額200円から利用でき、必要な機能だけを選んでカスタマイズできる点が特徴です。また、勤怠管理だけでなく、休暇申請やペーパーレス化もサポートし、企業の業務効率を大幅に向上させます。

価格	1つの機能を使用：月額200円/ユーザー
運営会社	株式会社Donuts
公式サイト	https://jobcan.ne.jp/

5. Trello

引用：Trello

Trelloは、視覚的なボードを使用してタスクやプロジェクトを簡単に管理できるツールです。無料プランから始められ、小規模チームや個人でも手軽に利用できます。さらに、タイムラインやカレンダー機能、自動化ツール「Butler」などを活用して、業務を効率化できます。

Premiumプランでは月額10ドルから、複数プロジェクトを視覚化し、チームの作業を一元管理する機能が充実しています。柔軟で使いやすいプロジェクト管理を目指す企業に最適です。

価格	スタンダード：月額$5/ユーザープレミアムプラン：月額$10/ユーザーンタープライズプラン：月額$17.5/ユーザー
運営会社	Atlassian
公式サイト	https://trello.com/ja

リモートワークやテレワークの効率化に関するよくある質問

リモートワークやテレワークの効率化に関する、よくある質問をまとめました。

　1. リモートワークやテレワークがダメと言われる理由は何ですか？
　2. ツールを導入すれば、リモートワークやテレワークが効率化しますか？
　3. リモートワークやテレワークはなくすべきですか？

1. リモートワークやテレワークがダメと言われる理由は何ですか？

リモートワークやテレワークが「ダメ」だと言われる理由の1つに、コミュニケーション不足が挙げられます。対面のやり取りが減ることで、情報共有や意思疎通が難しくなり、チーム内での認識のズレが発生しやすくなる可能性があります。

企業によっては、リモートワークが社内文化や風土に合わない場合もあるでしょう。特定の業務内容では、リモート環境が効率を落とすこともあるため、全ての企業に適しているとはいえません。

ただし、デジタルホワイトボードなどの最新ツールを活用することで、活発にコミュニケーションを行うことも可能です。「自社はリモートワークには向いていない」と決めつけるのではなく、一度専門家に相談して、効率よく業務を進める方法がないか検討することが大切です。

2. ツールを導入すれば、リモートワークやテレワークが効率化しますか？

ツールはリモートワークやテレワークの効率化を助ける手段であり、ツールの導入だけで劇的な効果が得られるわけではありません。ツール自体の導入はもちろん重要ですが、実際にはその運用方法や、ツールをどのように活用するかが大切です。

また、ツールの利用にあたっては従業員が使いやすい環境を整える必要があります。社内文化や風土を整備し、積極的にコミュニケーションを促進する仕組みも取り入れましょう。

3. リモートワークやテレワークはなくすべきですか？

リモートワークやテレワークにはメリットとデメリットがあり、一概になくすべきとは言えません。リモートワークのメリットとしては、通勤時間の削減や、柔軟な働き方が挙げられますが、コミュニケーション不足やマネジメントの難しさといったデメリットもあります。

企業の規模や業種、従業員のライフスタイルなど、さまざまな要因を考慮して、最適な働き方を選ぶことが重要です。リモートワークやテレワークのデメリットを解消するためには、ツールの導入やコミュニケーションの促進など、適切な対策を講じながら運用していきましょう。

まとめ

リモートワークやテレワークを効率化するためには、適切なツールの導入や業務フローの見直しが必要です。メンバーのコミュニケーションやタスク管理を徹底すれば、トラブルを未然に回避できます。

また、気分転換の時間を設けたり、不要なオンライン会議を減らすことで、従業員がオンオフの切り替えがしやすくなり、生産性が向上します。自社に合ったツールと対策を導入し、リモートワークを効率化しましょう。

当社ミライタッチではデジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」を提供しています。リモートワークの効率化を実現できるのはもちろん、さらなる会議の活発化や生産性の向上が可能です。

こちらのリンクから資料請求が可能なので、興味がある場合はぜひチェックしてみてください。