社内の業務効率化を進めたいと考えていても、どこから着手すればよいか迷う担当者は少なくありません。基幹システムの刷新や業務フローの全面的な見直しは大きな成果につながりますが、まずは日々の会議や情報共有に潜むムダを見直すことも、確実に効果を実感しやすい方法です。
そこで注目されているのが、デジタルホワイトボードの活用です。会議資料の印刷、機器の接続、ホワイトボードの撮影、議事録への転記といった作業は、一つひとつは小さくても、積み重なると大きな時間ロスになります。
本記事では、デジタルホワイトボードが業務効率化に役立つ理由から、導入によって得られる主なメリット、選び方のポイント、そしてデジタルホワイトボード「ミライタッチBiz」の特長まで順番に解説します。会議室から始める業務改善の第一歩として、ぜひ参考にしてください。
デジタルホワイトボードが業務効率化に役立つ理由
デジタルホワイトボードという言葉は耳にしたことがあっても、従来のホワイトボードや会議室の大型モニターと何が違うのか、明確にイメージできていない方も多いのではないでしょうか。
デジタルホワイトボードは、単にホワイトボードを電子化したものではなく、資料表示、書き込み、画面共有、Web会議、データ保存といった機能を1台に集約した業務効率化ツールです。ここでは、なぜデジタルホワイトボードが業務効率化に有効なのか、その理由を整理します。
従来のホワイトボードや大型モニターとの違い
従来のホワイトボードは、その場でアイデアや論点を書き出せる手軽さがあり、会議の認識合わせに長く使われてきました。ただし、書いた内容を残すには写真撮影や議事録への転記が必要で、消してしまえば情報は手元に残りません。リモート参加者から見れば、会議室のホワイトボードは小さく、議論の流れを追いにくいという声もよく聞かれます。
大型モニターは資料や映像を大きく映せる利点がありますが、表示した資料に直接書き込んだり、書き込み内容を保存したりする用途には向きません。会議の中で「映す」と「書く」が別々の設備に分かれているため、結局はホワイトボードと併用する形になり、機器が増えるほど事前の準備が煩雑になっていきます。
デジタルホワイトボードは、こうした課題を一つの設備でまとめて解消できる存在です。ホワイトボードの「自由に書ける」よさと、大型モニターの「資料を大きく映せる」よさを兼ね備えた上で、書き込み内容の保存・共有、Web会議への対応までを加えています。会議中の議論を可視化しつつ、会議後の情報共有まで一連の流れでつなげられる点が、従来設備との大きな違いです。
「書く・映す・共有する・保存する」を1台で完結できる
デジタルホワイトボードが業務効率化につながる最大の理由は、「書く・映す・共有する・保存する」という会議に必要な機能を1台にまとめられる点にあります。
デジタルホワイトボードは「映す」「書く」「保存」「共有する」をデジタル化することでコミュニケーションを活性化する設備です。資料共有だけでは伝わりにくい内容も、着目ポイントや注意点を書き加えることで素早く正確な意思疎通が可能になります。
従来の会議では、資料を映すためのプロジェクター、意見を書き出すためのホワイトボード、Web会議用のカメラやマイク・スピーカー、資料操作用のPCなど、複数の機器を組み合わせて運用するのが一般的でした。会議のたびに配線確認や接続テストが必要になり、開始までに時間がかかるという悩みも、多くの企業で共通の課題です。
一方、デジタルホワイトボードを導入すれば、資料を画面に表示し、その上に直接書き込み、Web会議で同じ画面を共有し、会議後に書き込み内容を保存するという一連の流れを、機器を切り替えることなく進められます。会議の多い企業では、1回あたり数分の準備短縮でも、月単位・年単位では大きな業務改善につながっていきます。
デジタルホワイトボードを導入するメリット
デジタルホワイトボードを導入すると、会議の進め方や情報共有の方法が大きく変わります。ただし、メリットを正しく理解しないまま導入しても、十分に活用しきれないことがあります。
ここでは、多くの企業が共通して感じている代表的なメリットを取り上げ、それぞれが日常業務にどのような変化をもたらすのかを具体的に解説します。自社の業務に置き換えながら、効率化のイメージを描いてみてください。
Web会議をスムーズに進められる
リモートワークやハイブリッドワークの普及によって、Web会議は日常業務の一部になりました。一方で、会議室側の参加者とオンライン参加者が混在する場面では、会議室にあるホワイトボードや資料がリモート側に見えにくく、情報格差が生まれやすいという課題もあります。
デジタルホワイトボードを使えば、会議資料や書き込み内容をそのまま画面共有しながら議論を進められます。会議室の参加者とリモートのメンバーが同じ画面を見ながら話せるため、場所の違いによる情報の偏りを減らせます。
さらに、カメラやマイク、スピーカーが本体に備わっているモデルであれば、会議のたびに周辺機器を接続する手間も省けます。会議室に入って電源を入れるだけでWeb会議をすぐに始められる環境が整い、開始前の機器トラブルや接続待ちで時間を取られることもなくなります。
会議内容を保存して議事録作成の負担を減らせる
会議後の議事録作成は、多くの企業にとって時間のかかる業務の一つです。ホワイトボードに書いた内容を撮影し、参加者のメモを参照しながら整理し、決定事項やToDoをまとめ、関係者に共有する。この一連の作業は重要ですが、担当者の負担が大きく、解釈の違いから内容にズレが生じることもあります。
デジタルホワイトボードでは、会議中に画面へ書き込んだ内容をそのままデータとして保存できます。決定事項、未決事項、担当者、期限などを画面上で整理しておけば、その内容を議事録の土台として活用できるため、ゼロから文書を組み立てる必要はありません。
製品によっては、書き込んだ内容をデータとして保存・書き出しできるだけでなく、QRコードで参加者のスマートフォンへ即座に共有できるものもあります。こうしたデータ保存・共有機能を備えていれば、議事録作成の手間を大きく削減できます。書き込みの履歴がそのまま残るため、「言った・言わない」といった認識のずれを防ぎやすくなる点も、議事録運用にとって大きな利点です。
詳しくは、こちらのミライタッチBizの特徴をご覧ください。
資料に書き込みながら画面共有できる
会議で資料を映すだけでは、どこが重要なのか、何が変更点なのかが参加者ごとに違って伝わってしまうことがあります。特に数値が並んだ資料や設計図、提案書のような情報量の多い資料では、説明の途中で論点を見失いやすくなります。
デジタルホワイトボードであれば、表示中の資料にそのまま線や文字を書き加えながら説明できます。営業会議で提案書の修正箇所を赤入れする、商品企画でデザイン案に意見を書き加える、プロジェクト会議でスケジュール表に担当者や期限を直接記入する、といった使い方が可能です。
資料共有だけでは伝わりにくい内容でも、着目ポイントや注意点を書き加えることで、素早く正確に意思疎通を図れるようになります。書き込んだ内容を保存して共有すれば、会議に参加できなかったメンバーも、議論の流れを後から追いやすくなります。
紙資料やマーカーなどの消耗品コストを削減できる
会議資料を紙で配布している場合、印刷代や紙代だけでなく、資料の準備、部数確認、差し替え、配布、保管、廃棄といった作業に時間と労力がかかります。会議直前に資料が修正されると、再印刷が必要になり、ぎりぎりまで内容を更新できないという悩みも生じます。
デジタルホワイトボードを活用すれば、資料を画面に表示し、必要な箇所に直接書き込みながら説明できます。会議後はデータで共有できるため、紙資料の配布や回収を最小限に抑えられます。
ペーパーレス化のメリットは、印刷コストの削減だけにとどまりません。資料準備の時間短縮、直前まで修正できる柔軟性、保管スペースの削減、検索性の向上など、多面的な効果が期待できます。併せて、従来のホワイトボードで必要だったマーカーやイレーザーといった消耗品も減らせるため、日常的なオフィス運営コストの見直しにもつながります。
業務効率化につながるデジタルホワイトボードの選び方
デジタルホワイトボードは製品ごとに搭載機能やOS、サポート体制が異なります。目的や業務環境に合わない製品を選ぶと、導入しても十分に活用されずに終わってしまうことがあります。
業務効率化の効果を最大化するには、会議室の規模や使用するアプリ、運用体制まで踏まえて選定することが大切です。ここでは、購入後に後悔しないために、選定段階で確認しておきたいポイントを紹介します。
会議室の規模や使うアプリ・OSとの相性で選ぶ
最初に確認したいのは、設置する会議室の広さや参加人数に対して、画面サイズが適切かどうかという点です。少人数の打ち合わせスペースで使う場合と、十数人が参加する大会議室で使う場合では、必要な画面サイズが異なります。離れた席からでも資料や書き込みが見えるか、設置場所の壁や什器との兼ね合いに無理はないかを、事前に確認しておきましょう。
併せて重要なのが、普段使っているアプリやOSとの相性です。社内でGoogle Workspaceを中心に使っている企業と、Microsoft 365を中心に使っている企業では、扱いやすい環境が変わります。クラウドストレージ、Web会議ツール、タスク管理ツールといった既存ツールとスムーズに連携できれば、現場の運用負担を抑えられます。
業務効率化を目的に導入するのであれば、「製品にどんな機能があるか」だけでなく、「普段の業務にどれだけ自然に組み込めるか」という視点で比較することが大切です。
カメラ・マイク・スピーカーの内蔵有無を確認する
Web会議やハイブリッド会議で活用する場合は、カメラ・マイク・スピーカーが本体に内蔵されているかどうかも重要な確認ポイントです。
外付け機器を毎回接続して使う運用では、会議前の準備に時間がかかります。ケーブルの抜き差しや音声・映像のテストが必要になり、接続不良が起きれば会議の開始が遅れます。参加者の集中も途切れやすくなり、本題に入るまでに余計な時間を使ってしまいます。
カメラ・マイク・スピーカーを標準搭載したモデルであれば、会議室に入って電源を入れるだけでWeb会議を始められます。会議室の参加者とリモート参加者がスムーズにやり取りできる環境が整うため、ハイブリッドワーク時代の会議室整備を検討する上で、有力な選択肢の一つとなります。
ただし、製品によって内蔵機能やオプション構成は異なります。自社の会議スタイルや会議室の広さに合わせて、標準仕様で十分か、オプションで補強する必要があるかを見極めておきましょう。
導入後のサポート体制と保証期間も比較する
デジタルホワイトボードは、一度導入すれば数年単位で使い続ける業務設備です。だからこそ、導入後のサポート体制や保証期間も、機能や価格と同じくらい重要な判断材料になります。
会議室の中心設備として運用する場合、故障や不具合が起これば会議運営そのものに影響します。問い合わせ窓口があるか、保証期間はどのくらいか、全国でサポートを受けられるかといった点を、事前に確認しておきましょう。
また、導入直後の操作レクチャーや活用支援があると、現場での定着が進みやすくなります。どれだけ高機能な製品でも、使い方が分からなければ業務効率化の効果は得られません。『導入して終わり』ではなく、『導入後も使い続けられる体制があるか』を判断基準の一つに加えておくと安心です。
ミライタッチBizで実現する会議効率化とペーパーレス化
ここまで解説してきた業務効率化のポイントを、1台で幅広くカバーできる製品がミライタッチBizです。ホワイトボード機能、PC、Web会議に必要な周辺機器を集約した設計により、会議室のセッティングをシンプルにできます。
導入のしやすさだけでなく、既存業務との適合性や長く使い続けるためのサポート体制まで備えていることが特徴です。ここでは、ミライタッチBizが業務効率化に貢献する理由を、具体的な仕様や実績と併せて紹介します。
「書く・映す・つながる」が1台で完結するオールインワン設計
ミライタッチBizは、ホワイトボード、PC、周辺機器を1台に集約した、企業向けのオールインワン型デジタルホワイトボードです。「書く・映す・つながる」が1台で完結する設計が特徴で、会議室のセッティングを大幅に簡素化できます。
従来の会議室では、資料表示用のモニター、書き込み用のホワイトボード、Web会議用のカメラ・マイク・スピーカー、資料操作用のPCなど、複数の機器をその都度組み合わせて運用するケースが多く見られました。配線確認や接続テストに時間がかかり、会議が始まる前に疲れてしまうという声も少なくありません。
ミライタッチBizであれば、会議に必要な機能を一つの設備にまとめられます。資料を大画面に映し、画面上に直接書き込み、Web会議で共有し、会議後に内容を保存する流れを、機器の切り替えなしで進められます。会議準備の手間を抑え、参加者が議論そのものに集中できる環境を整えやすい点は、日々会議の多い企業にとって大きなメリットです。
ChromeOS・Windowsから選べて既存業務に合わせやすい
ミライタッチBizのもう一つの特徴は、OSをChromeOS搭載モデルとWindows搭載モデルから選択できる点です。普段使っているアプリケーションに合わせてOSを選ぶことで、業務効率を最大限に引き出せます。
デジタルホワイトボードは、導入しても現場で使われなければ意味がありません。普段使っているクラウドサービスやアプリケーションとの相性が悪いと、操作に余計な手間がかかり、かえって業務の負担になることもあります。
社内でGoogle Workspaceを中心に使っている企業はChromeOSを、Microsoft 365を中心に使っている企業はWindowsを選ぶといった形で、自社の業務環境に合わせた構成を選べます。なお、導入後にOSを変更することはできないため、選定段階で社内のメイン環境をしっかり確認しておくことが大切です。既存業務に自然に組み込めれば、会議資料の表示、Web会議、画面共有、書き込み、保存といった一連の作業を、現場の社員が違和感なく扱えるようになります。
累計70,000台超の導入実績と最長5年保証で長く使える
ミライタッチBizは、教育機関向けを含めた累計販売台数が70,000台を突破しており、導入企業数は400社を超える実績があるため、業界を問わず幅広い現場で活用されてきた製品です。初めてデジタルホワイトボードを検討する企業にとっても、こうした実績は安心して選べる材料になるでしょう。
保証面では、メーカー保証1年間に加え、最長5年間の長期保証が用意されています。会議室の中心設備として長く使う上で、長期保証の有無は故障時のリスクや運用コストに直結します。
加えて、使い方の相談や急な故障に対応できるサポートダイヤルも整備されており、導入後も継続的なサポートを受けられる体制が用意されています。
業務効率化は、設備を入れ替えただけで完結するものではなく、現場での継続利用があってこそ成果につながります。長く安心して使い続けたい企業にとって、保証・サポート体制の充実は導入判断の材料の一つとなります。
まとめ｜デジタルホワイトボードは会議から始める業務効率化に有効
業務効率化は、日々の会議や情報共有に潜むムダの見直しから始められます。デジタルホワイトボードを活用すれば、会議準備から議事録共有までを1台でスムーズに進められるようになり、社内の生産性向上につながります。
会議資料の印刷、機器の接続、ホワイトボードの撮影、議事録への転記といった作業は、一つひとつは小さくても積み重なると無視できない時間ロスになります。デジタルホワイトボードは、こうした日常業務のムダをまとめて見直せる設備として、多くの企業で活用が広がっています。
導入を検討する際は、会議室の規模、使用するアプリやOS、Web会議機能の有無、サポート体制までを総合的に確認しておきましょう。会議室から始める業務改善の一歩を踏み出したい方は、ミライタッチBizの詳細もぜひ併せてご覧ください。
※本記事は掲載時点の情報に基づいて作成しています。
※内容は予告なく変更される場合があります。
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