デジタルホワイトボードは、現代のビジネスにおいて業務効率を上げるために必要不可欠なツールです。
本記事ではデジタルホワイトボードの導入がもたらすメリットについて解説します。
Web会議や議事録の取得、ハイブリット会議、画面共有、消耗品のコスト削減にもつながるデジタルホワイトボードの活用法をぜひ参考にしてください。
デジタルホワイトボードが業務効率化に必要な理由
デジタルホワイトボードでは従来のホワイトボードのように文字を自由に書き込めることに加え、資料の投影や、パソコン・タブレットへの画面共有、オンライン会議などが可能です。
そのため、リアルタイムでの議論や効率的なメモ作成、データの蓄積や活用が容易になり、業務効率化に役立てられます。
また、遠隔参加者とのコミュニケーションがとりやすくすることで、場所や時間に縛られずに業務を進めることが可能です。
デジタルホワイトボードを導入するメリット5つ
デジタルホワイトボードを導入するメリットは、主に以下の5つです。
- Web会議が効率的にできる
- 議事録が取れる
- 画面を共有できる
- 資料に書き込みができる
- 消耗品のコストが削減できる
これらのメリットを活用することで、ビジネスの効率化を図れます。詳しく解説していきます。
Web会議ができる
デジタルホワイトボードを導入するとWeb会議中に参加者が同じ画面を共有でき、物理的な距離感を感じずに情報共有ができます。
一部のメンバーがオフィスにいて、他のメンバーが遠隔地からオンラインで参加するハイブリッド会議もこれまで以上にスムーズに進められます。
また、Web会議中にデジタルホワイトボード上で直接メモや図を描きながら議論ができ、よりクリエイティブで効率的な会議も可能です。
さらに、参加者全員が同じデジタルホワイトボードにアクセスできるため、リアルタイムで意見やアイデアを共有し、意思決定の速度を早められます。
これらの点から、デジタルホワイトボードを導入するとWeb会議の品質を向上させ、業務効率化につながるでしょう。
議事録が取れる
これまで従来のホワイトボードに書いた内容を写真に撮って残したり、手元のパソコンに書き写した経験はないでしょうか？
デジタルホワイトボードには、書き込まれた内容を保存できる機能があります。
そのため、会議中に共有されたアイデアや意見、決定事項をデータとして残せるので、議事録作成の手間やミスを減らし、議事録をまとめる際にも正確かつスムーズに作成することが可能です。次の会議のために書いた内容を急いで消すといったことも必要ありません。
また、保存した内容を後から呼び出すことができるので、前回の会議の続きから始めることもスムーズにできます。
画面を共有できる
従来のホワイトボードでは、書いた内容を共有するためには写真を撮影する必要がありましたが、デジタルホワイトボードを使うことで、簡単に画面を共有できます。
複数人で作業する場合や遠隔地でのコラボレーションでも、手書きのメモや図、資料を共有でき、コミュニケーションの円滑化や効率化につながるでしょう。
また、画面を共有する機能は、プレゼンテーションやデモンストレーションを行う場合にも役立ちます。
資料に書き込みができる
画面共有では伝えづらいことも、投影している資料の上から書き込みができることでよりスムーズな意思疎通が可能になります。
思いついたアイデアや意見を画面に直接書き込みながら議論を展開することで、新たなアイデアが生まれたり、会議の活性化にもつながるのではないでしょうか。
消耗品のコストが削減できる
デジタルホワイトボードを導入すると、従来のホワイトボードで使う消耗品を使用する必要がなくなります。
例えば、以下の消耗品です。
- ホワイトボードマーカー
- ホワイトボードクリーナー
- 会議資料を印刷するコピー用紙
ホワイトボードに書き込もうとしたけどインクがでない、インクで汚れるといったこともありません。
また、資料を印刷する必要がなくなるので、ペーパーレス化にもつながります。
業務効率を上げるにはデジタルホワイトボード選びが重要
デジタルホワイトボードを選ぶ際には、業務に合わせた適切な機能を備えた製品の選択が重要です。
会議での利用を想定している場合、画面共有機能やオンライン会議機能に加え、タッチ操作による直感的な操作性や書きやすさ、ノート作成のしやすさが求められるでしょう。
適切な機能を備えたデジタルホワイトボードを選択することが生産性の向上につながります。デジタルホワイトボードの選び方について詳しく知りたい方は≫こちらの記事をご覧ください。
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