Microsoft Teamsのホワイトボード活用術 | 連携におすすめのインタラクティブホワイトボードもご紹介

働き方改革に伴い、オンラインでの会議やチーム協力が不可欠となりました。そんな中、Microsoft Teamsは、リモートワークでの効果的なコミュニケーションを可能にする優れたプラットフォームとして広く利用されています。

しかし、言葉だけでは伝えにくいアイディアやコンセプトも多く、視覚的な要素が求められる場面も増えてきており、そんなときに役立つのが、ホワイトボード機能です。

Teamsのホワイトボード機能とは、オンライン会議などの際に使用されるデジタルキャンバスを指します。

参加者全員が同じホワイトボード上で同時に作業できるため、生産性の向上が期待できるでしょう。
また、インタラクティブホワイトボードと連携させることで、会議室にいるメンバーはリアルタイムで書き込みや描画が可能です。

Teamsのオンライン会議と組み合わせることで、より直感的な会話が実現します。言葉だけではなく、アイディアや概念を視覚的に共有し、参加者全員が理解しやすくなるでしょう。

今回のコラムでは、Teamsのホワイトボード機能活用方法と合わせ知っておきたいインタラクティブホワイトボードの連携方法を解説し、WEB会議での利用でおすすめの商品をご紹介します。

Microsoft Teamsとホワイトボード機能を解説

Microsoft Teamsは、ビジネス向けのコミュニケーションツールで、チャット、ビデオ通話、ファイル共有、カレンダー統合などの機能を提供します。

チームやプロジェクトごとに作成される「チーム」内で、リアルタイムでのコミュニケーションと共同作業が可能です。

統合されたOffice 365アプリケーションとの連携が強化され、会議のスケジュールやドキュメント管理も容易になりました。

有料版と無料版の違い

有料版と無料版の違いをご紹介します。

無料版

• オンライン会議のユーザー数制限：最大100人まで参加可能
• 会議の制限：1回の会議の時間が60分
• ストレージ制限：チーム全体で最大10GB分、ユーザーごとに2GB分
• セキュリティ：クラウドストレージに保管中、および転送中のデータ ファイルは暗号化されており、交わされる情報を保護

有料版

• オンライン会議のユーザー数制限：最大300人まで参加可能
• 会議の制限：通常は24時間までの長時間ミーティングが可能
• ストレージ制限：上限1TBの容量
• サポート：24時間年中無休の電話＋Webによるサポート

企業の環境によって、適切な方は異なりますが、大規模かつ頻繁にミーティングが必要で、データを保存する機会が多い企業は有料版がより適しているでしょう。

Teamsのホワイトボード機能

Teamsのホワイトボードでできることの一部を次に示します。

• 会議の企画・実行
• ブレインストーミングの実施
• 社員に対するラーニングとコーチング
• 開発計画の策定
• 効率的なプロジェクトの管理
• 社内インシデントの問題解決

ホワイトボード機能を使えば、社内外でのやり取りがスムーズに進むでしょう。

インタラクティブホワイトボードでのTeamsの使い方

インタラクティブホワイトボードでのTeamsの使い方には、下記の流れに注意する必要があります。

• 適切なインタラクティブホワイトボードの選定
• Teamsアプリケーションのインストールとアップデート
• インタラクティブホワイトボードの接続
• Teamsアプリケーションでのミーティングの開始
• 画面共有オプションの選択
• インタラクティブホワイトボードの選択
• ホワイトボードの使用
• 終了と保存

順を追って説明します。

適切なインタラクティブホワイトボードの選定

インタラクティブホワイトボードを選ぶ際には、Teamsとの互換性や機能性を確認し、適切なモデルを選択します。

USB接続やBluetoothなど、使用する接続方法も考慮しましょう。
難しい配線が必要な商品モデルの場合、導入しても使いこなせない可能性があります。

Teamsアプリケーションのインストールとアップデート

Teamsアプリを正しくインストールし、最新のバージョンにアップデートします。
最新版を使用することで、最新の機能や安定性が確保されます。

大切な会議の前など、会議開始と同時にアップデートが始まってしまうというトラブルにも繋がりかねません。こまめなアップデート確認は必須です。

インタラクティブホワイトボードの接続

インタラクティブホワイトボードをコンピュータに適切に接続します。
これには、USB接続、Bluetooth経由の無線接続なども含まれます。

Teamsアプリケーションでのミーティングの開始

Teamsアプリを起動し、新規ミーティングを開始するか、既存のミーティングに参加します。

会議のURLを作成し、新規ミーティングを開催する方法や、会議のスケジュール設定を行い、参加メンバーへ会議情報を送信して招待する方法などがあります。

基本的に、共有されたURLをクリックして参加するか、共有されたカレンダー情報から会議に参加できるため、ミーティングは手軽にできるでしょう。

画面共有オプションの選択

ミーティング中に「画面共有」オプションを選択します。これにより、他の参加者と情報やホワイトボードを共有できます。

通話画面の下部に存在する「共有トレイを開く」のアイコンをクリックし、共有する画面を選択し、画面共有を開始してください。

会議の資料や、アイディアをリモート会議でもリアルタイムで共有ができるため、非常に便利な機能です。

インタラクティブホワイトボードの選択

画面共有オプションから、使用中のインタラクティブホワイトボードを選択する際、通常は「デスクトップ」または「ウィンドウ」から選択できます。

ホワイトボードの使用

会議の参加者から共有された画面を、インタラクティブホワイトボードに映し出して、ペンやツールを用いてアイデアを書き込むことで、ミーティングを分かりやすく進めることが可能です。

終了と保存

ミーティング終了時には、ホワイトボード上の内容を保存し、必要ならばメモも残しましょう。

次回のミーティングの際、何の話をしたのか、ミーティングによって得られた成果を保存することが可能です。

WEB会議でおすすめ！ インタラクティブホワイトボードを比較

WEB会議でおすすめのインタラクティブホワイトボードを3つご紹介します。

• ミライタッチBiz
• RICOH Interactive Whiteboard
• Brain Board

ミライタッチBiz

※引用元：https://mirai-touch.com/biz/

ミライタッチBizは、会議の効率と品質を向上させ、企業全体の生産性を高めることを目的とした、インタラクティブホワイトボードです。
その場にいる全員が1つの大きな画面に集中でき、大画面に複数人で書き込めるので、活発な議論を促進し、会議の効率化が期待できます。

Windows OS搭載モデルがあり、Windows環境で利用しているソフトウェアとの連携も容易です。Office製品との連携も強く、資料作成や編集に便利です。

また、Microsoft Intuneなどの管理ツールを利用することで、デジタルホワイトボードを管理対象に設定し、機能制限やセキュリティ対策を施すことができます

従業員のPCと同様に、安全な環境で運用できるため、機密情報の取り扱いなど、セキュリティ面でも安心です。

ミライタッチBizの詳細は「デジタルホワイトボードならミライタッチビズ」からご確認ください。

RICOH Interactive Whiteboard

※引用元：https://www.ricoh.co.jp/iwb/d

インタラクティブホワイトボード（電子黒板）とは、RICOH（リコー）が提供するインタラクティブホワイトボードです。

55型、65型、75型、86型と大きさの異なるモデルが用意されており、少人数のミーティングから大人数のミーティングまで対応できます。

高精細4K液晶パネル、映り込み防止機能が搭載されているため、会議中でも画面が見やすく、会議だけではなく研修などにも使用できるでしょう。

インタラクティブホワイトボード（電子黒板）の詳細は「ビジネス向けモデル / インタラクティブ ホワイトボード（電子黒板） | リコー」からご確認ください。

Brain Board

※引用元：https://jpn.nec.com/products/ds/solution/allbrains/bb_top.html

Brain Boardは、NECが提供するインタラクティブホワイトボードです。

インタラクティブホワイトボードとして、会議をしたり、画面の共有ができる以外にも、本体に内蔵されている機能として、PCを接続しなくても書き込みできるホワイトボード機能が搭載されています。

電源を付けるだけで、テキストを書き込んだりイラストを描いたり、アイディアを共有することが可能です。

Brain Boardの詳細は「NECのインタラクティブホワイトボード（電子黒板） Brain Board: 映像ソリューション | NEC」からご確認ください。

まとめ

Teamsのホワイトボード機能は便利ですが、「Microsoft Teams」と「インタラクティブホワイトボード」を組み合わせることで、WEB会議をさらに革新的なものにします。

Teams連携したインタラクティブホワイトボードは、リアルタイムな共有と効果的なコミュニケーションが実現されます。

画面上でアイディアを描き、情報を視覚的に共有することで、参加者全員が理解しやすくなるうえ、クリエイティブな共有やディスカッションを促進し、リモートワークの効率向上に寄与できるでしょう。

今回ご紹介したおすすめのインタラクティブホワイトボード製品は、WEB会議での効率的な機会を提供し、チームの生産性を飛躍的に向上させるはずです。