【お役立ち資料付き】ハイブリッド会議の課題を解決する”新しい会議のカタチ”とは？

「ハイブリッド会議とは？何をすれば良い？」
「会議の準備・進行・議事録の共有に手間がかかる…」
というお悩みはありませんか？

会議運営を効率化したい方は、オフィス勤務と在宅勤務を組み合わせた「ハイブリッドワーク」への対策が重要となってきます。

当社（さつき株式会社）は、これまでに 70,000台以上のデジタルホワイトボード「MIRAI TOUCH Biz」を出荷し、300社以上を超えるさまざまな業界・業種の会議室DXを支援してきました。

その経験をもとに、

• 「ハイブリッド会議で起こりがちな課題」
• 「課題を解決する“新しい会議のカタチ”」

などをまとめた、お役立ち資料 『DX時代の会議を、もっとスマートに。ーハイブリッド会議の課題を解決する新しい会議のカタチとは？』 をご用意しました。

本記事では、資料の一部を紹介します。
資料全編は下記フォームより無料でダウンロードいただけます。
https://biz.mirai-touch.com/download-white/

ハイブリッド会議とは？

ハイブリッド会議とは、オンラインとオフライン（対面）での参加を組み合わせた会議のことです。例えば、会議室から複数人で参加し、リモートワークを行っている人だけWEB会議を使い参加するといった状況を指します。

ここ数年、働き方が大きく変わったことでオフィス勤務と在宅勤務（リモートワーク）が組み合わさった働き方「ハイブリッドワーク」が主流となり、知らず知らずのうちにハイブリッド会議を行っている企業は、多いのではないでしょうか？

このように、働き方の変化とともにハイブリッド会議は一般化しました。しかし、実際の運用では多くの課題も浮き彫りになっています。次に、その具体的な「困りごと」を見ていきましょう。

ハイブリッド会議における、会議での困りごと

ここでは、ハイブリッドワークの現状を見ていきながら、その中で生まれる課題を見ていこうと思います。

ハイブリッドワークの広がり

そんなハイブリッドワークですが、従業員3,000人以上の企業では67.2％がテレワーク制度を導入している一方、300人未満の企業では26％にとどまり、企業規模によって導入状況に大きな差が見受けられます。

あなたの会社にも？ハイブリッド会議のリアルな課題

会議に関するユーザーの不満点として、特に「会議の手間」が挙げられます。会議室の準備や設定にかかる時間は、無駄なコストとなり、本質的な会議の時間を圧迫しています。

大きく会議の生産性を阻害している「手間」は、以下の通りです。
　　
　　1.接続トラブルや映像・音声の不具合（38.9%）
　　2.会議準備の煩わしさ
　　3.情報が見えにくい、伝わりにくい（情報格差の言及含む）
　　4.発言しにくい雰囲気（意思疎通しにくい70.9%）

また、テレワークを実施していない企業の中には、こんな経験をされた方も多いのではないでしょうか。

取引先は在宅勤務、自社は全員社内。結局ひとりずつPCで会議に参加することになり、同じ部屋から接続してハウリング…。しかも誰も発言しなくなる。

会議のたびに役職者の時間が長く拘束される。ネットに不慣れな部署では「接続できない！」とバタバタしてしまい、会議が始まる頃にはすでに疲れている。

こうした課題を解決するために、多くの企業が会議室のDX化に取り組み始めています。では、具体的にどのようなデジタルツールで改善できるのでしょうか。次に、その具体策をご紹介します。

会議を「価値創造の時間」に変えるDXソリューション

上記で述べた課題を解決し、会議をより生産的で価値創造の場にするためのDXソリューション（一部）をご紹介します。

提案①デジタルホワイトボード

デジタルホワイトボードとは、タッチパネルや特殊なペンで操作できる電子版のホワイトボードです。

リモートワークや多拠点での業務でも、まるで同じ場所にいるかのようにスムーズなコミュニケーションが可能です。
会議の際は、カメラやマイク、スピーカーなど、様々な周辺機器を準備しなければならなかったですが、デジタルホワイトボードは全て一体となった「オールインワン」機器のため、会議の手間をゼロにして、会議準備時間の劇的な短縮が可能です。

提案②オンラインホワイトボード

オンラインホワイトボードとは、インターネットを介して複数の人が同時にアクセスし、共同作業ができるアプリです。

アイデアを書き出したり、図を描いたり、メモを貼ったりする作業を、全員同時にリアルタイムで行うことができ、場所の壁をなくすことに適したツールとして活用されています。
特に、デジタルホワイトボードとオンラインホワイトボードを同時に活用することで、場所を問わず柔軟に共同作業ができ、会議の効率を一層高めることが可能です。

解決ソリューションについては
『DX時代の会議を、もっとスマートに。ーハイブリッド会議の課題を解決する新しい会議のカタチとは？』よりご確認いただけます。

ハイブリッド会議に、デジタルホワイトボード「MIRAI TOUCH Biz（ミライタッチビズ）」が選ばれる理由

当社（さつき株式会社）が販売している「ミライタッチ Biz」は、1台でPC＆ホワイトボードの機能を1台に集約し、普段使っているPCと同じ感覚で操作できるため、誰でも簡単に使えます。

カメラやマイク、スピーカーを標準搭載しているため、配線を気にせず電源を入れるだけでWEB会議を開始できるため準備時間を短縮でき、会議終了後には会議内容をデジタルデータとして保存できるため、過去の議論内容をいつでも簡単に振り返ることが可能です。

また、「ミライタッチ」は、多くの企業様に選ばれ、累計販売台数70,000台突破！300社以上の企業様に導入いただいております。

お役立ち資料では、実際に「ミライタッチ  Biz」を使い会議や業務の効率化を成功させている企業様の事例も掲載しております。

まとめ

お役立ち資料には、上記以外にも様々な情報をのせており、ハイブリッドワークの現状やハイブリッド会議効率化のためのツールなど多数掲載しております。

会議の準備・進行・議事録の共有に手間がかかっている方や、効率化を改善できるツールについてもっと知りたいという方は、ぜひ以下のフォームからお役立ち資料「DX時代の会議を、もっとスマートに。ーハイブリッド会議の課題を解決する”新しい会議のカタチ”とは？」をダウンロードしてください。

また、「直接話を聞いてみたい。」「デモ機を見てみたい。」という方は、「製品・サービスに関するお問い合わせ」から、ぜひお問い合わせください。