デジタルホワイトボード

2024.07.30

デジタルホワイトボードのメリットとは？主な機能と活用事例

電子ディスプレイに、従来のホワイトボードのように自由に書き込んだり消したりする機能を盛り込んだ「デジタルホワイトボード」。

特にリモートワークが主流になっている昨今では、リアルタイムな情報伝達ツールとして注目を集めています。

ところが「デジタルホワイトボードが気になるけど、利用するとどのようなメリットがあるのかいまいちわからない…」と疑問を抱えていませんか？

そこでこの記事ではデジタルホワイトボードのメリットやデメリット、主な機能を詳しく解説します。おすすめの機種についても解説しているので、「これからデジタルホワイトボードを使って、業務を効率化していきたい」と考えている方は、ぜひ最後まで記事をご覧ください。

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デジタルホワイトボードの基本概要

デジタルホワイトボードは、電子的なディスプレイとホワイトボード機能を組み合わせたデバイスで、タッチスクリーン技術を採用し、専用のペンや指で直接書き込むことができます。さらに、インターネット接続やソフトウェアとの連携を通じて、遠隔地とのリアルタイムな情報共有や共同作業が可能です。

デジタルホワイトボードについては、「デジタルホワイトボードとは？導入メリットと主な機能について解説」の記事でも紹介しています。ぜひそちらも併せて読んでみてください。

デジタルホワイトボードのメリット

デジタルホワイトボードには以下のようなメリットがあります。ここではそれぞれについて解説していきます。

　・作業効率の向上
　・チームワークの促進
　・デジタルデータの簡単な保存と共有
　・効率的な会議運営
　・リモートワークの支援
　・研修・教育活動の強化
　・外部機器接続で拡張性の向上

作業効率の向上

デジタルホワイトボードは、手軽にメモを取ったり、アイデアを共有したりすることで、会議やブレインストーミングの効率を大幅に向上させます。会議中に書いた内容をリアルタイムで全員のデバイスに共有できるため、会議終了後にメモをまとめる時間を節約できます。

また、書き込んだ内容をそのまま議事録として保存し、後から編集・共有が可能です。誤字や追加情報をすぐに修正・追加できるため、議論の流れを止めずに進行できます。

チームワークの促進

デジタルホワイトボードは、同時に複数のユーザーが書き込みできるため、リアルタイムでの共同作業が可能です。会議やブレインストーミングで複数の参加者が同時にアイデアを出し合えるため、意見交換が活発になります。

デジタルデータの簡単な保存と共有

会議やプレゼンテーションの内容をそのまま保存し、簡単に共有できるのは大きなメリットです。紙のホワイトボードでは書いた内容を写真に撮る必要がありますが、デジタルホワイトボードでは一瞬でデジタルデータとして保存され、メールやクラウドサービスを通じて共有できます。

書いた内容をクラウド上に保存できるため、いつでもどこでもアクセス可能です。簡単に共有リンクを生成し、他のメンバーにメールやチャットで送ることができます。保存したホワイトボードの内容をキーワード検索で簡単に探し出せるため、過去の議論内容をすぐに確認できます。

効率的な会議運営

デジタルホワイトボードは、企業の会議室での利用に非常に適しています。例えば、定例会議やプロジェクト会議では、議題ごとにホワイトボードにメモを取り、議事録をリアルタイムで更新することができます。プレゼンテーション中には、スライドの補足説明を手書きで追加したり、参加者の質問にその場で答えたりすることが可能です。

これにより、会議の内容がより明確に共有され、効率的に進行します。さらに、会議終了後には、ホワイトボードに書かれた内容をそのままデジタルデータとして保存し、出席者全員に共有することで、情報の漏れや誤解を防ぐことができます。

リモートワークの支援

デジタルホワイトボードは、リモートワークにもその効果を発揮します。リモートワークが増える中、遠隔地のメンバーとも連携できるため、地理的な制約を受けずに業務を進めることができます。遠隔地のメンバーともリアルタイムで同じボードに書き込むことができ、物理的な距離を感じさせません。オンライン会議ツールと連携して、リモート会議中にもホワイトボードの内容を共有しながら議論できます。

研修・教育活動の強化

デジタルホワイトボードは、企業内の研修や教育の場でも大いに活躍します。新入社員研修やスキルアップトレーニングでは、講師がホワイトボードを使って説明しながら、動画やウェブページを直接表示して、具体的な例を示すことができます。

受講者はその場で疑問点を質問し、講師がすぐに回答を追加することができるため、学習効果が高まります。また、研修内容はすべてデジタル形式で保存されるため、後から振り返りや復習がしやすくなります。これにより、学習の定着率が向上し、教育の質が向上します。

外部機器接続で拡張性の向上

デジタルホワイトボードは、外部機器との接続が容易であり、さまざまなデバイスと連携することで拡張性を高めます。例えば、プロジェクターや他のディスプレイと接続して、複数の画面を同時に表示することが可能です。また、パソコンやタブレット、スマートフォンと連携することで、データのやり取りがスムーズに行えます。これにより、プレゼンテーションの幅が広がり、参加者全員が情報を共有しやすくなります。

デジタルホワイトボードのデメリット

デジタルホワイトボードは便利で多機能ですが、導入に伴うデメリットも以下のようにいくつか存在します。

　1. 導入費用が掛かる
　2. 維持費がかかる
　3. 社内で使い方を教える必要がある

ここでは、具体的なデメリットについて詳しく見ていきましょう。

導入費用が掛かる

デジタルホワイトボードの最大のデメリットの一つは、導入費用が高額であることです。価格帯は製品によって異なりますが、一般的な従来のホワイトボードに比べるとかなり高く、約10～50万円に達することもあります。

特に中小企業やスタートアップにとっては、この初期投資が財務的な負担になることが少なくありません。企業は、デジタルホワイトボードが自社のニーズに合い、予算内で導入可能かを慎重に検討する必要があります。

維持費がかかる

デジタルホワイトボードは、導入後も維持費が発生します。たとえば、ソフトウェアの定期的なアップデートや保守契約に関する費用、電気代などが挙げられます。

また、故障や破損が発生した場合の修理費用も考慮しておくべき点です。修理費は製品の仕様や保証の内容によって異なりますが、高額になるケースもあります。

導入前には、これらの維持費を詳細に確認し、予算に組み込むことが大切です。

社内で使い方を教える必要がある

デジタルホワイトボードは従来のホワイトボードに比べて高機能な反面、使いこなすにはある程度のITスキルや慣れが求められます。

社内でITスキルにばらつきがある場合、デジタルホワイトボードの効果的な活用を目指すには、個別にサポート体制を整える必要があります。

研修プログラムや操作マニュアルの作成、活用事例の共有を通じて、社員のスキル向上を図り、全社的にスムーズな利用を促進しましょう。

デジタルホワイトボードの主な機能

デジタルホワイトボードには、以下のような機能があります。ここでは機能について解説をしていきます。

　・タッチ操作と手書き入力
　・マルチタッチ機能
　・動画再生とプレゼンテーション
　・ウェブブラウジングとアプリ連携
　・クラウド連携とデータ管理
　・リアルタイムの情報共有

タッチ操作と手書き入力

デジタルホワイトボードは、タッチ操作と手書き入力に対応しており、紙に書く感覚で使えます。高感度なタッチセンサーを搭載しているため、細かい字や図形もスムーズに描けます。また、ペンや消しゴムツールを切り替えて使うことも簡単です。

マルチタッチ機能

デジタルホワイトボードは、複数の指やペンを同時に認識するマルチタッチ機能を備えており、複数人が同時に使用できるため、協力して作業を進めることができます。この機能により、ブレインストーミングやグループワークが効率的に行えます。

動画再生とプレゼンテーション

デジタルホワイトボードでは、静止画だけでなく動画やウェブページなどのインタラクティブなコンテンツも表示できます。プレゼンテーション中に動画を再生したり、ウェブページを直接表示して説明することができるため、視覚的な情報伝達が可能です。

ウェブブラウジングとアプリ連携

デジタルホワイトボードは、インターネットに接続してウェブブラウジングが可能です。また、さまざまなアプリケーションと連携することで、ビジネスのニーズに応じた機能を追加できます。例えば、クラウドストレージサービスやプロジェクト管理ツールと連携することで、作業効率をさらに向上させることができます。

クラウド連携とデータ管理

デジタルホワイトボードは、クラウドストレージと統合することで、作成したコンテンツを簡単に保存し、共有することができます。これにより、チーム全体がリアルタイムで同じ情報にアクセスでき、円滑なコラボレーションが可能になります。

リアルタイムのデータ共有

クラウド連携により、デジタルホワイトボードで作成したデータをリアルタイムで共有できます。これにより、リモートワークのチームメンバーともスムーズに情報を共有でき、プロジェクトの進行を効率的に管理できます。

導入事例と成功事例

ここからは以下の3つの事例について解説します。

　1. ヒロック初等部
　2. 株式会社パンスール
　3. 株式会社Asobica

　デジタルホワイトボードを導入するとどのようなメリットが得られるのか、理解を深めていきましょう。

ヒロック初等部での導入事例

ヒロック初等部では、ミライタッチを導入することで、会議が単なる「話し合う場」から「新たなアイデアや発想を育む場」へと変わりました。導入前は、リモート会議が一方的な意見交換に終始し、議論が進みにくいという課題がありました。また、従来のホワイトボードでは前回の会議記録を保存できず、振り返りが難しい状況でした。

しかし、ミライタッチの導入により、会議中にお互いの意見をリアルタイムで書き込んで共有できるようになり、ディスカッションが活発化しました。さらに、議論内容をそのままログとして記録保存できるため、過去の会議内容を踏まえた議論が行いやすくなりました。現在は、全校でZoom会議を行う際にミライタッチを活用し、教育現場の改善に役立てています。

詳細は「ミライタッチを導入したら、会議が“話し合う場”ではなく、“新たなアイデアや発想を育む場”になる。」をご覧ください。

株式会社パンスールの導入事例

株式会社パンスールは、ミライタッチを導入したことで、制作現場のコミュニケーションが向上し、時間短縮とコスト削減を実現しました。導入前は、ホワイトボードを使用したブレインストーミングで認識のズレが生じることがありましたが、ミライタッチにより全ての資料共有と情報伝達が一つの画面で完結。会議参加者全員の視線が統一され、情報共有がスムーズになり、クリエイティブなアイデア出しが活発になりました。

さらに、議事録もミライタッチで簡単に記録保存でき、会議の効率が大幅に向上しました。詳細は「デザイン業界の新しい必需品。ミライタッチがあれば、制作現場のコミュニケーションは濃密になり、時間短縮・コスト減につながる。」もご覧ください。

株式会社Asobicaの導入事例

株式会社Asobicaでは、クリエイティブな会議を実現するためにミライタッチを導入しました。従来のホワイトボードの制限を解消し、リアルタイムでの書き込みやアイデア出しがスムーズに進行。

資料のデジタル化や共有も効率的になり、リモートワーク環境でも効果的なコミュニケーションが可能に。社員からは「書きやすいペン」や「消しゴムツール」が好評で、会議の質が向上しています。

こちらの事例の詳細は「ホワイトボードでは成しえなかった、よりクリエイティブな会議の実現。ミライタッチで広がる表現の幅。」でご確認ください。

デジタルホワイトボードの導入を検討する際のポイント

デジタルホワイトボードを導入する際には、使用目的や環境に合わせて適切な機能を持つモデルを選ぶことが重要です。例えば、画面サイズや解像度、タッチポイントの数、対応するソフトウェアなどを確認しましょう。また、ユーザビリティ、対応デバイス、書き込み精度、マルチタッチ機能、接続性、セキュリティ、サポート、コスト、デザイン、耐久性などの項目を徹底的に比較するのがおすすめです。

より詳しい選び方については、「失敗しない！デジタルホワイトボードの選び方を紹介」の記事でも紹介していますので、ぜひ読んでみてください。

まとめ

デジタルホワイトボードは、タッチ操作やクラウド連携により、会議の効率化、リモートワークの支援、教育活動の強化に大いに貢献します。株式会社パンスールやヒロック初等部の導入事例からもわかるように、ミライタッチビズを導入することで、アイデアの共有や情報の一元管理がスムーズに行え、時間とコストの削減が可能です。ビジネスの生産性向上を目指すなら、デジタルホワイトボードの導入を検討してみてください。

ミライタッチビズについては「ミライタッチBizとは | 企業用デジタルホワイトボード」で確認できます。ぜひ合わせて読んでみてください。