複数拠点間でもその場にいるような活発なコミュニケーションが可能に

この度、株式会社AIコミュニケーション クリエイティブ事業部の皆さまに「ミライタッチ」の導入についてインタビューを行いました。

名古屋・東京・大阪に拠点を持つ総合WEBプロモーション株式会社AIコミュニケーション様。WEB制作からマーケティング支援までWEBマーケティングに関することを一貫して行っており、社員同士の意見交換や拠点を超えたミーティングも活発だそうです。複数拠点をもつ企業ならではの悩みの解消や、会議をより効率化したいとのお考えが「ミライタッチ」導入の決め手となりました。
「ミライタッチ」導入前の悩みから導入後の変化まで、社員様にお話しを伺っています。

導入前はどのような課題を感じていましたか？

課題は主に2点ありました。
1つ目は、複数拠点間でのコミュニケーションについてです。
当社は名古屋、東京、大阪に拠点を持っており、拠点間では主にオンラインで打ち合わせを行っています。例えば、東京のディレクターが名古屋のデザイナーに対してデザインの変更を共有する際、細かな指摘や修正などの指示を分かりやすく正確に伝えるのが難しいことなどが悩みでした。

2つ目は、会議に使用する既存のツールに対する手詰まり感です。
オフィス内での会議は、モニター投影や画面共有をしつつ、その場で挙がった意見はドキュメントにまとめたり、チャットで送ったりといった形で進めていました。
フィードバックを行いながら改善点や気づきを挙げたり、アイデア出しの会議であれば全員が積極的にアイデアを出していきます。そんな中、別途メモしてテキスト化しても、メンバー全員が共通認識をもって進めていくことは困難です。後から見返すのにも、チャットを遡ったり、議事録を漁ったりと手間が掛かり非効率的でした。いま社内にあるツールでは手詰まり感があり、代わりになるものはないかと考えていました。

なぜミライタッチの導入を決めましたか？

弊社は業務にプラスになるものがあれば積極的に試してみたいというスタンスなので、話題にもなっていましたし、まずは使ってみようということで、導入を決めました。弊社はDXマーク認証を取得していることもあって、デジタルホワイトボードの導入はとても魅力的に感じました。なんかIT企業っぽいなと(笑)

中でもミライタッチに決めた理由としては、検討している段階でZOOMでデモンストレーションをしていただいて、使い方のイメージが具体的にできたことです。設置の際も担当者の方が東京から名古屋まで来ていただいて、説明をしてくれたのも助かりました。

ミライタッチをどのような用途で利用していますか？また、導入して効果を感じたポイントを教えてください。

課題を感じていた複数拠点間での打ち合わせと、オフィス内での会議に使用しています。

１つ目は、拠点間の社員同士の意思疎通がスムーズになったこと。
口頭で伝わりきらないニュアンスを、共有した画面に直接ペンで書き込めるようになったのは、予想以上に便利でした。ミライタッチが会議ツールに加わったことで、一層視覚にアプローチしやすくなり、よりスムーズな会議を行えるようになったと感じています。
また、大画面でZOOMができるので、メンバーの表情を見ながらその場にいるような感覚で会話ができます。画面共有の資料も見やすくていいですね！

２つ目は、会議の効率が上がったことです。
Googleの各種ツールが使えるので、パソコンを会議室に持っていかなくても、資料を展開できるのがとても楽です。会議中に出たアイデアをミライタッチに直接書き込んでデータとして保存できるようになったことで、会議後の議事録作成も不要になり、後日参照するのも簡単になりました。
資料の準備やデータ管理の面において、とにかく無駄が少なくなったという印象です。

効果とは違いますが、シンプルにホワイトボードとして使いやすいという点も嬉しいポイントでした。スペースに限りがないので書き放題ですし、ペンの書き味がなめらかでストレスがないので、つい使いたくなるんですよね。会議に欠かせないツールになりました！

ミライタッチはどのような会社におすすめですか？

社内会議が多い会社には特におすすめですね。会議の種類によって、準備する資料の形式や当日のセッティングは変わってくると思うのですが、ミライタッチならこの画面の上で全てを完結させられるので、きっと面倒な工程をいくつもショートカットできます。会議のセッティングに追われる時間を、別の時間に充てられるようになるはずです。

今後ミライタッチを使ってやっていきたいことがあれば教えてください。

現状、社内での打ち合わせや会議での使用にとどまっていますが、今後はお客様との商談やプレゼンなどにも活用していきたいです。ミライタッチなら、強調したいポイントに印をつけたり、うまく伝わっていないと感じる点をすぐに図解したりできるので、お客様の理解度に合わせたコミュニケーションが可能になるなと思っています。

また、従来のホワイトボードを使っている会社はまだまだ多いはずで、ミライタッチそのものに興味を持って下さるお客様もいらっしゃると思うので、商談前のちょっとした雑談にもつながるのではと期待しています！